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BwPostman ab 1.3.0 ist eine vollständige und umfangreiche Newsletter-Erweiterung für Joomla!® ab 3.3.6. Die Versionen bis 1.0.8.2 von BwPostman laufen auch noch unter Joomla!® ab 2.5.16.

Das Paket von BwPostman kann wie gewohnt über den Installer in das Joomla!®-System integriert werden.

Dieses Handbuch ist so gehalten, dass man mit ihm Schritt für Schritt den Umgang mit BwPostman erlernen kann und schnell zum ersten Newsletter kommt. Deshalb empfehle ich, parallel zum Handbuch gleich die entsprechenden Schritte in BwPostman durch zu gehen, während man das Handbuch liest.

Weil das Modul zur Anmeldung praktisch eine Kopie des Registrierungsformulars der Komponente ist, sind die Einstellmöglichkeiten genau dieselben wie in der Komponente. Daher gibt es beim Modul zur Anmeldung in dessen Optionen einen Schalter, mit dem man die Einstellungen der Komponente übernehmen kann. Wenn man diesen Schalter auf nein stellt, dann muss man die Optionen des Moduls komplett konfigurieren.

Dieses Handbuch ist vor allem für unerfahrene Joomla!®-Anwender geschrieben. Experten in Joomla!® mögen mir die sehr ausführliche Beschreibungen nachsehen.

Die Grundidee zu BwPostman basiert auf der Komponente mkPostman, die aber nach Joomla!® 1.5 von dessen Entwicklern nicht mehr weiter gepflegt und weiterentwickelt wird.

Im Vergleich zu den Vorgängerversionen ist BwPostman in der Version 1.0.1 in weiten Teilen völlig umgeschrieben. Der Code wurde an die neue API angepasst, verschlankt und viele interne Abläufe vereinfacht. In Version 1.1.0 wurde die Unterstützung für Joomla!® 2.5 aufgegeben. Der Code konnte verschlankt werden, die Filter und Suche im Backend wurden mit Hilfe der Möglichkeiten, die Joomla!® 3 bietet, deutlich verbessert.

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BwPostman muss erst installiert und konfiguriert werden, bevor man die Komponente verwenden kann.

Hinweis:
In BwPostman sind Mailinglisten der Dreh- und Angelpunkt: Abonnenten abonnieren eine oder mehrere Mailingliste und Newsletter werden an eine oder mehrere Mailinglisten (aber auch Benutzergruppen können gewählt werden) versendet.

Daher braucht es eine oder mehrere Mailinglisten, in die sich die Abonnenten eintragen können.

Sehr sinnvoll ist es, Testempfänger anzulegen. Diese kann man zum einen verwenden, um die Funktionalität von BwPostman kennenzulernen. Zum anderen kann man das Aussehen der Newsletter testen, ohne gleich eine richtige Mailingliste mit Newslettern versorgen zu müssen. Später können die Testempfänger herangezogen werden, um die einzelnen Newsletter zu testen, bevor sie an die Abonnenten versandt werden.

Dann wird der erste Newsletter angelegt und versandt.

Schließlich kommen die speziellen Extras von BwPostman auch noch zur Sprache:


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Sollten noch Fragen offen sein oder Probleme auftreten, schnelle Hilfe gibt es auf deutsch und englisch im Forum von BwPostman:

https://www.boldt-webservice.de/forum/bwpostman.html

Seit Version 1.0.1 von BwPostman existiert eine Schaltfläche Hilfe in der Toolbar im Backend, der ein neues Browserfenster mit dem Forum zu BwPostman öffnet. Außerdem kann in der Hauptansicht von BwPostman auf die Schaltfläche BwPostman Forum geklickt werden. Darauf hin öffnet sich – je nach Browser-Einstellung – ein neuer Reiter oder ein neues Fenster mit dem Forum zu BwPostman.

Seit Version 2.2.0 von BwPostman gibt es in der Toolbar im Backend neben der Hilfe eine Schaltfläche Handbuch auf das Online-Handbuch zum jeweils passenden Kapitel. Wenn man also in der Liste der Newsletter oder beim Bearbeiten des Newsletters auf diese Schaltfläche klickt, kommt man direkt im Kapitel zu den Newslettern heraus. Dabei wird – je nach Einstellung des Browsers – ein neuer Tab oder ein neues Fenster geöffnet. Auch die Schaltfläche für das Forum öffnet seit dieser Version nicht mehr in einem neuen Browserfenster sondern je nach Einstellung des Browsers in einem neuen Reiter oder einem neuen Fenster.

Im übrigen gibt überall Tooltips, die einem schnell weiter helfen können. Viele sind bereits sehr ausführlich, einige werden im Lauf der Zeit Verbesserungen erfahren.


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BwPostman ist auf vielen Joomla!®-Installationen problemlos getestet worden. Es wird vor allem mit der aktuellen Version von Joomla!® getestet, teilweise auch noch mit der Vorgänger-Version. Trotzdem kann ich nicht ausschließen, dass bei einer Installation von BwPostman einmal etwas daneben geht. Vor allem die „Wechselwirkung“ verschiedener Erweiterungen lassen sich nie ganz abschätzen und negative Auswirkungen nie ganz ausschließen.

Deshalb:

Es empfiehlt sich immer, vor Änderungen am System (Installation oder Update einer Erweiterung) eine Sicherung des Systems machen (Dateien und Datenbank)! Hierfür eignet sich zum Beispiel die kostenlose Version der Erweiterung Akeeba Backup.

Seit BwPostman 1.0.1 existiert unter Wartung die Möglichkeit, die Tabellen von BwPostman aus der Erweiterung heraus zu sichern und wiederherzustellen. Außerdem wird seither bei jedem Update eine Sicherung der Tabellen erstellt und die Tabellen werden auf Konsistenz geprüft und gegebenenfalls repariert. Näheres hierzu im Kapitel Aktualisieren.

Beim Testen bisher unbekannter Erweiterungen – also auch von BwPostman – ist auch anzuraten, dass dies nicht an einem Live-System gemacht wird.


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Bitte die Sicherheitshinweise beachten!

 

Installieren

Aktualisieren

Bitte die Sicherheitshinweise beachten!

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Nach der Installation muss BwPostman konfiguriert werden. Hierzu klickt man im Backend seiner Joomla!®-Installation unter Komponenten → BwPostman in der Toolbar rechts oben auf die Schaltfläche Optionen oder in der Hauptansicht von BwPostman auf die Schaltfläche Grundeinstellungen. Die Optionen sind nur in der Hauptansicht und in der Wartung verfügbar!

Die Optionen sind in sieben Bereiche unterteilt: Grundeinstellungen, Anmeldung, Aktivierung, Abmeldung, ListenansichtDetailansicht und Berechtigungen. Zu allen Einstellmöglichkeiten gibt es übrigens Tooltips. So nennt man die kleinen Fensterchen, die auf gehen, wenn man mit der Maus über einen Eintrag fährt und dort einen Moment verweilt.

Seit Version 2.1.1 von BwPostman sind alle Texte der Optionen, für die es Sinn macht, Mehrsprachen-fähig. Das heißt, man kann dort Sprachstrings angeben und in der Override-Datei für die jeweilige Sprache die eigentlichen Texte hinterlegen. Siehe dazu auch den Beitrag Texte der Felder von BwPostman gefallen nicht.


 

Grundeinstellungen


 

Anmeldung


 

Aktivierung


 

Abmeldung


 

Listenansicht

Diese Einstellungen sind für die Anzeige der Newsletter-Liste im Frontend. Sie dienen als Standardwert, wenn bei den einzelnen Menüpunkten nichts angegeben wird.


 

Detailansicht


 

Berechtigungen

Bei den Berechtigungen wird festgelegt, wer im Backend was mit BwPostman anstellen darf.

Die Rechte Konfigurieren, Administrationszugriff, Erstellen, Bearbeiten, Status bearbeiten, Eigene Inhalte bearbeiten und Löschen entsprechen denen, die man von Joomla!® her kennt.

Bei BwPostman kommen noch die Rechte für Archivieren, Wiederherstellen, Löschen, Newsletter versenden, Ansicht Newsletter, Ansicht Abonnenten, Ansicht Kampagnen, Ansicht Mailinglisten, Ansicht Templates, Ansicht Archiv, Ansicht Einstellungen und Ansicht Wartung dazu. Die Bezeichnungen der Rechte sind selbsterklärend, trotzdem noch folgendes:

Wichtig:

Es genügt nicht, die Rechte für die Aktionen Erstellen, Bearbeiten, Status bearbeiten, Eigene Inhalte bearbeiten, Archivieren, Wiederherstellen oder Löschen zu vergeben, es benötigt immer auch das Recht für die Ansicht!

Somit hat man allerdings auch die Möglichkeit, den Zugriff für einzelne Benutzergruppen auf eine oder mehrere Ansichten zu beschränken.

BwPostman liefert mit der Version 2.0.0 zusätzliche vorkonfigurierte Benutzergruppen mit, damit man sehen kann, wie die Rechte mit den Benutzergruppen wirken. Diese Gruppen können auch direkt so, wie sie geliefert werden, verwendet werden.

Ab der Version 2.0.0 gibt es auch die Möglichkeit, Rechte auf einzelne Datensätze (Mailinglisten, Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Templates) zu vergeben. Hier kann man auch einem Administrator Rechte entziehen. Sollte man sich damit aussperren, kann es der SuperUser aber immer noch reparieren, denn dem kann man kein Recht entziehen.

Damit man als Administrator eines Bereiches (Mailinglisten, Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Templates) diese Rechte bearbeiten kann, gibt es nun auch die Rechte Newsletter verwalten, Abonnenten verwalten, Kampagnen verwalten, Mailinglisten verwalten, Templates verwalten.

Bei der Auswertung der Rechte geht BwPostman – anders als Joomla!® – von unten nach oben vor: Wenn bei einem Datensatz das Recht explizit gesetzt ist (verboten oder erlaubt), dann gilt dieses Recht. Wenn nichts gesetzt ist (vererbt), wird auf das übergeordnete Recht für den Bereich geprüft. Wenn hier das Recht explizit gesetzt ist, dann wird dieses verwendet, wenn nicht, prüft BwPostman noch auf das Recht in der Komponente. Spätestens hier ist dann klar, ob der User darf oder nicht. Die Vorgehensweise von Joomla!®, nämlich von oben nach unten, schließt nämlich aus, dass man weiter unten ein Recht vergibt, das man weiter oben entzogen hat.

Auf diese Weise ist es möglich, einem User zum Beispiel das Recht zu geben, eine einzige Mailingliste zu bearbeiten, während alle anderen für ihn tabu sind.

 

Wichtig:

BwPostman arbeitet bei den Rechten genau wie Joomla!® mit Benutzergruppen, nicht mit einzelnen Benutzern!

Wenn man einer Benutzergruppe Rechte aus verschiedenen Bereichen geben will, dann muss man seine Benutzergruppe von einer generellen Benutzergruppe ableiten. Generelle Benutzergruppen sind Administrator, Publisher, Editor, Author, Manager, BwPostmanAdmin, BwPostmanManager, BwPostmanPublisher und BwPostmanEditor. Wenn man von einer Bereichsgruppe von BwPostman ableitet, kommt man nicht zum Ziel.

Das Recht Admin Login wird immer benötigt, damit Mitglieder der jeweiligen Benutzergruppe sich überhaupt am Backend anmelden können.

Das Recht Konfigurieren braucht jede die Benutzergruppe, damit ihre Mitglieder das Menü im Backend sehen können.


 

Beispiele Berechtigungen

Beispiel 1: Benutzer darf Abonnenten erstellen und die Abonnenten, die er selbst erstellt hat, auch bearbeiten.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Abonnenten  Erstellen  Eigene Inhalte bearbeiten

 

Beispiel 2: Benutzer darf Mailinglisten erstellen und alle Mailinglisten bearbeiten. Er darf Mailinglisten veröffentlichen und sperren.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Mailinglisten  Erstellen  Bearbeiten 
Status bearbeiten

 

Beispiel 3: Benutzer darf Newsletter erstellen und alle Newsletter bearbeiten. Er darf Newsletter veröffentlichen, sperren, versenden, archivieren und wiederherstellen.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Newsletter  Ansicht Archiv  Erstellen  Bearbeiten 
Status bearbeiten  Archivieren  Wiederherstellen  Newsletter versenden

 

Beispiel 4: Benutzer darf Kampagnen erstellen und die Kampagnen, die er selbst erstellt hat, auch bearbeiten. Er darf Kampagnen veröffentlichen, sperren, archivieren, wiederherstellen und löschen. Er darf auch die Rechte für einzelne Kampagnen ändern.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Kampagnen  Ansicht Archiv  Erstellen  Bearbeiten 
Status bearbeiten  Archivieren  Wiederherstellen  Löschen  Kampagnen verwalten


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Das Backend von BwPostman hat eine Hauptansicht, hier Dashboard genannt, die als Ausgangspunkt für alle Aktionen dienen kann, die in BwPostman möglich sind. Es enthält Schaltflächen für alle Übersichten sowie Schaltflächen, um neue Newsletter, Abonnenten, Testabonnenten, Kampagnen, Mailinglisten oder Templates anzulegen. Auch das Archiv, die Optionen und die Wartung sowie das Forum von BwPostman sind hier über Schaltflächen erreichbar. Rechts sind außerdem informative Statistiken eingeblendet.

Das Menü auf der linken Seite kann mit einem Klick auf den blauen Pfeil, der nach links zeigt, ausgeblendet werden.

So, dann fangen wir mal an:

Bevor der erste Newsletter angelegt werden kann, muss erst einmal mindestens eine Mailingliste angelegt werden. So ist es möglich, für verschiedene Themen- und/oder Empfängerkreise getrennte Mailinglisten zu verwenden.


Mailinglisten anlegen

Über den Menüpunkt Mailinglisten bekommt man eine Übersicht über die bereits angelegten Mailinglisten.

Eine neue Mailingliste wird entweder im Dashboard von BwPostman über die Schaltfläche Mailingliste hinzufügen angelegt oder in der Übersicht der Mailinglisten über die Schaltfläche Neu in der Toolbar. Es erscheint die Ansicht Mailinglisten-Details und man steht auf dem Tab Neue Mailingliste.

Jede Mailingliste benötigt einen Titel/Namen und eine Beschreibung. Beides kann dann im Frontend in den Registrierungsformularen angezeigt werden.

Über die Auswahl der Zugriffsebene kann festgelegt werden, wer diese Mailingliste abonnieren darf. Hier werden die Benutzergruppen von Joomla!® angeboten. Wenn ein Besucher/Abonnent diese Mailingliste nicht abonnieren darf, dann wird sie ihm im Registrierungsformular gar nicht zur Auswahl angeboten.

Damit die Mailingliste im Frontend zur Auswahl steht, muss sie veröffentlicht werden. Dies kann in den Details (Modus Bearbeiten) der Mailingliste geschehen. Aber auch ein Klick auf das Symbol in der Spalte Veröffentlicht in der Übersicht über die Mailinglisten schaltet den Status um.

Auf dem Tab Mailinglistenberechtigungen kann man die Rechte für genau diese Mailingliste festlegen.

Eine Mailingliste kann bearbeitet werden, indem man in der Übersicht der Mailinglisten auf den Titel klickt oder die Schaltfläche vor dem Titel anhakt und oben in der Toolbar auf die Schaltfläche Bearbeiten klickt. Es erscheint die Ansicht Mailinglisten-Details und man steht auf dem Tab Mailingliste bearbeiten [ID = nn].

Hinweis:
Nicht veröffentlichte Mailinglisten kann der Benutzer zwar im Frontend nicht selbst auswählen, aber im Backend kann der Administrator oder eine Person mit entsprechenden Rechten jedem Benutzer auch diese Mailinglisten zuordnen. Auf diese Weise kann man also „Hand-verlesenen“ Benutzern Zugang auch zu dieser Mailingliste geben.

Mailinglisten, die archiviert sind, werden in der Übersicht nicht angezeigt! Sie stehen auch für ein Abonnement nicht mehr zur Verfügung.


Abonnenten und Testempfänger eintragen

Besucher abonnieren normalerweise die Mailinglisten selbst. Genauer gesagt werden Mailinglisten abonniert, an die dann der Newsletter versendet wird. Es kann aber Fälle geben, in denen man Abonnenten eben auch als Webmaster im Backend anlegen will. Daher gibt es diese Möglichkeit auch im Backend. Testempfänger können nur im Backend angelegt werden.

Abonnenten können ebenso, wie gerade bei den Mailinglisten gelernt, im Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Abonnent hinzufügen oder in der Übersicht der Abonnenten in den Reitern bestätigte Abonnenten und unbestätigte Abonnenten über die Schaltfläche Neu angelegt werden. Es erscheint die Ansicht Abonnenten-Details und man steht auf dem Tab Neuer Abonnent Details.

Testempfänger werden im Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Testempfänger hinzufügen oder in der Übersicht der Abonnenten im Reiter Testempfänger über die Schaltfläche Neu angelegt. Es erscheint die Ansicht Testempfänger-Details und man steht auf dem Tab Neuer Abonnent Details.

Nachname und Vorname müssen eingetragen werden, wenn es in den Optionen von BwPostman als Pflichtfeld hinterlegt ist. Hier gibt es auch im Backend keine Ausnahme!

Der Abonnent muss auf jeden Fall eine Mailadresse eingetragen haben. Klar, BwPostman muss ja wissen, wohin der Newsletter gehen soll.

Das Mailformat kann im Feld Format eingestellt werden und ist mit dem Wert aus dem Optionen von BwPostman vorbelegt.

Das Feld Bestätigen erscheint nur, wenn ein neuer Abonnent angelegt wird. Bei Testempfängern und beim Bearbeiten eines Abonnenten wird es nicht angezeigt.

Zum Bestätigen folgendes:
Der Abonnent erhält automatisch eine Mail, die einen Link enthält, mit dem er das Abonnement bestätigen muss (Double-Opt-In), wenn das Feld Bestätigen auf unbestätigt eingestellt ist. Wenn man rechtliche Schwierigkeiten vermeiden will (für Deutschland weiß ich das), dann sollte man Abonnenten hier nicht selbst bestätigen, sondern sich das Abonnement vom Abonnenten bestätigen lassen!

Auf der rechten Seite sind weitere Informationen zum Abonnement zu sehen. Details der Registrierung und Details der Bestätigung des Abonnements. Ist bei registriert durch oder bestätigt durch nichts eingetragen, dann hat der Abonnement das selbst erledigt.

Seit Version 2.1.0 von BwPostman gibt es über diesen Details die Schaltfläche Drucken der Abonnentendaten. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird ein Popup eingeblendet, das alle von BwPostman vorhandenen und verwendeten Daten des Abonnenten anzeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken öffnet dann den Druck-Dialog des Browsers.

Darunter werden die verfügbaren Mailinglisten angeboten. Auf der linken Seite sind die Mailinglisten aufgeführt, die immer über das Frontend abonniert werden können, also den Status Public haben und veröffentlicht sind.

In der Mitte stehen die Mailinglisten, die nur von bestimmten Benutzergruppen über das Frontend abonniert werden können. Diese Mailinglisten sind zwar grundsätzlich veröffentlicht und können im Frontend abonniert werden, aber eben nicht von jedem.

Die rechte Seite enthält die Mailinglisten, die nur im Backend zugewiesen werden können. Das sind also die Mailinglisten, die nicht veröffentlicht sind, egal, welcher Benutzergruppe sie zugewiesen sind.

Die verfügbaren Mailinglisten gibt es bei den Testempfängern nicht. Diese werden generell angelegt und bekommen alle Mailinglisten im Testversand.

Wie bereits oben angemerkt kann jemand mit entsprechenden Rechten im Backend dem Abonnenten auch die Mailinglisten zuordnen, die im Frontend nicht angezeigt werden, aus welchen Gründen auch immer.

Solange der Abonnent sein Abonnement noch nicht bestätigt hat, wird er in der Übersicht unter dem Reiter unbestätigte Abonnenten geführt. Sobald er seine Registrierung bestätigt hat, wandert er dann in die Liste der bestätigten Abonnenten.

Noch ein Wort zu den Rechten der Abonnenten bei der Auswahl der Mailinglisten:
Gäste, also solche Benutzer, die kein Benutzerkonto in Joomla!® haben, dürfen nur öffentliche Mailinglisten abonnieren (Zugriffsebene public). Hat der Benutzer ein Konto in Joomla!®, dann stehen ihm auch die Mailinglisten zur Auswahl, die höhere Berechtigung erfordern – je nach Vorgabe der Mailingliste und den Zugriffsrechten des Benutzers in Joomla!®. Im Backend kann man aber jeden Abonnenten in alle Mailinglisten aufnehmen, wenn man denn will.

Abonnenten und Testempfänger, die archiviert sind, werden in der Übersicht nicht angezeigt!

Auf dem Tab Abonnentenberechtigungen kann man die Rechte für genau diesen Abonnenten festlegen.

Zum Schluss dieses Kapitels noch ein paar hilfreiche Bemerkungen:
Pro Mailadresse kann nur ein Abonnent angelegt werden. Für dieselbe Mailadresse können allerdings auch zwei Testempfänger angelegt werden, pro Mailformat je ein Testempfänger. Eine Mailadresse kann also maximal drei Mal in den Übersichten der Abonnenten auftauchen.

Wenn ein Abonnent angelegt wird, dann wird nachgesehen, ob diese Mailadresse vielleicht schon bei den registrierten Benutzern von Joomla!® existiert. Falls ja, dann wird dessen ID beim Abonnenten mit abgelegt und er bekommt – wenn er angemeldet ist – auch die Mailinglisten für ein Abonnement angeboten, die für seine Zugriffsebene verfügbar sind.


Newsletter erstellen oder bearbeiten

Nun kommen wir zum Herzstück von BwPostman, den Newslettern.

Einen Newsletter legt man auch wieder über das Hauptmenü von BwPostman über die Schaltfläche Newsletter hinzufügen an. Oder man klickt in der Liste der unversendeten Newsletter (Schaltfläche Newsletter) im Reiter Unversendete Newsletter oben die Schaltfläche Neu an. Es erscheint die Ansicht Newsletter-Details und man steht auf dem Tab Schritt 1: Allgemeines.

Man kann einen Newsletter aber auch anlegen, indem man einen bereits erstellten Newsletter kopiert. Es können sowohl unversendete als auch versendete Newsletter kopiert werden.

Um einen Newsletter zu kopieren, markiert man den Newsletter durch anhaken der Auswahlbox und  klickt auf die Schaltfläche Kopieren in der Toolbar. Die Kopie erscheint im Reiter Unversendete Newsletter in der Übersicht, auch wenn man einen versendeten Newsletter kopiert hat. Ein Klick auf den Betreff des Newsletters oder das Anhaken der Auswahlbox davor und ein Klick oben auf Bearbeiten öffnet den Newsletter zum Bearbeiten.

Das Erstellen eines Newsletters geschieht in fünf Arbeitsschritten, die durch fünf Reiter abgebildet werden. Wenn man einen neuen Newsletter erstellt oder einen vorhandenen Newsletter bearbeitet, beginnt man immer im Reiter Allgemeines.


Menüpunkte für das Frontend anlegen

Damit man die versendeten Newsletter nicht nur als Email ansehen kann, bietet BwPostman die Möglichkeit, Menüeinträge für das Frontend anzulegen.

Ob man ein eigenes Menü für BwPostman anlegt oder einzelne Menüeinträge in einem vorhandenen Menü, kann man frei entscheiden, ebenso welche Menüeinträge man anbietet. Ich empfehle, wenigstens einen Menüeintrag anzulegen, mit dem ein Abonnent sein Abonnement bearbeiten kann. Das ist vor allem dann wichtig, wenn man nicht das Modul zum Abonnieren verwendet.

Ob man für die Registrierung zum Newsletter das Modul zur Registrierung verwendet oder einen Menüeintrag auf die Registrierungsseite der Komponente leitet, ist für die Registrierung selbst nicht entscheidend. Hier kommt es darauf an, wie sehr man daran interessiert ist, Abonnenten zu bekommen. Während die Registrierungsseite der Komponente nur über einen Menüeintrag zu erreichen ist, wird das Modul zur Registrierung auf allen Seiten angezeigt, die in den Optionen des Moduls angegeben werden.

Ein weiterer Unterschied ist, dass das Modul zur Registrierung dadurch ständig Platz auf dem Bildschirm braucht, während die Seite zur Registrierung über die Komponente eben nur auf einer Seite erscheint und das in dem Bereich, in dem normalerweise die Beiträge aus Joomla!® erscheinen.

Als Menüeinträge stehen für BwPostman zur Auswahl:

  • Newsletter-Anmeldung
  • Newsletter-Abonnement bearbeiten
  • Veröffentlichte Newsletter als Übersicht
  • Veröffentlichte Newsletter als Einzelansicht

Die Vorgehensweise ist wie üblich in Joomla!®:

Im Backend unter Menüs entweder in einem vorhandenen Menü weitere Menüeinträge hinzufügen oder ein eigenes Menü mit den gewünschten Menüpunkten und dem dazugehörigen Modul erstellen.

Einschränkungen

  1. Im Frontend werden immer nur veröffentlichte Newsletter angezeigt.
  2. Es werden nur die Newsletter zur Anzeige herangezogen, die den Kriterien unter Auswahl Empfänger und Auswahl Kampagnen genügen.

Gehört ein Newsletter zu einer Mailingliste, die nicht ausgewählt ist, dann wird er auch nicht angezeigt. Gehört ein Newsletter zu mehreren Mailinglisten, von denen mindestens eine ausgewählt ist, dann wird er angezeigt. Gehört ein Newsletter zu einer Mailingliste, die nicht ausgewählt ist, aber gleichzeitig zu einer Benutzergruppe, die ausgewählt ist, dann wird der Newsletter angezeigt.

Gehört ein Newsletter zu einer Kampagne, die ausgewählt ist, dann wird der Newsletter angezeigt, auch wenn die zugehörige Mailingliste nicht ausgewählt ist. Daher ist für die Auswahl der Kampagnen auch ein eigener Reiter vorhanden.

Berechtigungen prüfen

Man fragt sich vielleicht, warum es diese Option überhaupt gibt. Wozu Zugriffsbeschränkungen, wenn man sie hier wieder aushebeln kann? Dazu folgende Überlegungen:

Die Inhalte eines Newsletters will man zu dem Zeitpunkt, an dem der Newsletter geschrieben und versendet wird, nicht allen zugänglich machen. Nach ein oder zwei Jahren sind diese Informationen aber so „alt“, dass es nichts mehr ausmacht, wenn sie alle sehen können. Nun gibt es in BwPostman aber keine Möglichkeit, die Zuordnung zu den Mailinglisten zu ändern, wenn der Newsletter erst einmal versendet ist, und das ist auch gut so. Und die Berechtigung der Mailingliste zu ändern, ist auch keine Alternative, weil sie noch aktiv ist. Wie kann man nun diese Newsletter trotzdem der Allgemeinheit zugänglich machen? Dafür ist diese Option da!

Die Berechtigung wird immer überprüft, wenn bei der Auswahl der Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen Alle eingestellt ist, da ändert sich nichts. Aber wenn nur bestimmte Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen (da dürfen dann aber alle angeklickt sein) ausgewählt sind, dann kann man über diesen Schalter die Prüfung auf die Berechtigung unterdrücken.

Auswahl Empfänger
Auswahl Kampagnen

Ich denke, da brauche ich nichts mehr zu schreiben, das ist eindeutig. Zu erwähnen ist vielleicht, dass es eine Spalte gibt, in der angezeigt wird, ob die Mailingliste oder Kampagne archiviert ist.


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Im Frontend wird üblicherweise das Modul von BwPostman an einer Modulposition angezeigt, um den Besuchern die Möglichkeit zu geben, sich für die (verschiedenen) Mailinglisten zu registrieren.

Wie bereits weiter oben erwähnt, werden nur die Mailinglisten angezeigt, auf die der Besucher auch Zugriff hat. Sollte nur eine Mailingliste zur Auswahl stehen, dann wird die Anzeige der Auswahl der Mailinglisten unterdrückt, um dem Benutzer einen überflüssigen Klick zu ersparen. Ist keine Mailingliste vorhanden, die ein Besucher abonnieren könnte, wird stattdessen eine Warnmeldung angezeigt.

Man kann auch eine Übersicht über alle Newsletter anzeigen, wenn ein Menüpunkt dafür angelegt ist. Die Titel (Betreff) der Newsletter sind verlinkt, so dass man die einzelnen Newsletter ansehen kann. Nicht veröffentlichte Newsletter werden in der Übersicht nicht angezeigt. Welche Newsletter angezeigt werden, wird über die globalen Optionen der Komponente festgelegt, die beim Menüeintrag aber überschrieben werden können.

Es ist ebenfalls möglich, für einen einzelnen Newsletter einen Menüpunkt anzulegen.

Filter, also Auswahllisten für Mailinglisten, Benutzergruppen oder Kampagnen werden nur angezeigt, wenn es auch eine Auswahl gibt. Ist also nur eine Mailingliste vorhanden, die angezeigt werden kann, dann ist eine Auswahlliste für Mailinglisten überflüssig, weil es nichts auszuwählen gibt. Also wird sie auch nicht angezeigt, auch wenn in den Optionen etwas anderes eingestellt ist.

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Abonnement bearbeiten

Schließlich sollte man dem Abonnenten auch die Möglichkeit geben, sein Abonnement zu bearbeiten oder zu stornieren, wenn er sich auf der Webseite aufhält. Auch dafür kann man im Frontend einen Menüpunkt anlegen.

Das Bearbeiten des Abonnements geschieht für Abonnenten ohne Benutzerkonto in Joomla!® auch wieder nach dem Double-Opt-In-Verfahren: Wenn der Abonnent auf den Menüpunkt klickt, wird seine Mailadresse abgefragt. An diese Adresse wird ein Bearbeitungslink gesendet, sofern der Abonnent auch die richtige Mailadresse angegeben hat. Erst wenn der Abonnent auf diesen Link klickt, wird er auf eine Seite geleitet, auf der er sein Abonnement bearbeiten oder löschen kann.

Abonnenten mit einem Benutzerkonto in Joomla!® können ihr Abonnement direkt bearbeiten.

Wenn der Abonnent seine Mailadresse ändert, muss diese Mailadresse erneut bestätigt werden. Dies hat auch wieder mit dem Double-Opt-In zu tun. Seit Version 2.3.0 von BwPostman wird nach dem Speichern der Änderungen dazu auch eine Meldung eingeblendet, die den Abonnenten darauf hinweist, dass er diese Mailadresse bestätigen muss, um weiterhin Newsletter zu erhalten.

Hinweis:

Am Ende eines jeden Newsletters werden die Links zum Abmelden und zum Bearbeiten des Abonnements mitgesendet. Dies ist in Deutschland Pflicht! Ein Klick auf den Link zum Abmelden wird seit Version 1.2.0 nicht mehr sofort ausgeführt. Das hatte dazu geführt, dass alle Abonnements storniert wurden, auch wenn nur diese Mailingliste abbestellt werden sollte.

Dieses Verhalten wurde auch als problematisch empfunden, wenn ein Newsletter weitergeleitet wird. Wenn der Empfänger des weitergeleiteten Newsletters auf den Link zum Abmelden klickt, wäre der ursprüngliche Empfänger sofort komplett ausgetragen!

Daher führt nun auch dieser Link auf die Seite, auf der man sein Abonnement bearbeiten kann. Neben den Mailinglisten, die zur Auswahl zur Verfügung stehen, gibt es dort eine Auswahlbox, über die man auch sein ganzes Abonnement auf ein Mal stornieren kann. Der Aufwand für den Abonnenten ist also nicht wesentlich höher geworden.

Seit Version 2.1.0 gibt es allerdings in den Optionen von BwPostman die Möglichkeit, wieder auf das alte Verhalten umzustellen. Damit wird der Abonnent komplett archiviert und bekommt zu keiner abonnierten Mailingliste mehr einen Newsletter.

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Hier geht es um die Themen:

  • Kampagnen
  • Import und Export von Abonnenten
  • Stapelverarbeitung bei Abonnenten
  • Archivieren und Wiederherstellen
  • Löschen
  • Freigeben

Kampagnen

Als Kampagne werden in BwPostman mehrere Newsletter bezeichnet, die aufeinander aufbauen und/oder thematisch zusammenhängen. Kampagnen werden zum Beispiel für die Neueinführung oder Bewerbung eines Produktes oder einer Dienstleistung gestartet und haben in diesem Fall mit einem gewöhnlichen Newsletter, der vor allem der Information dient, nicht sehr viel zu tun. Trotzdem werden auch die Newsletter, die einer Kampagne angehören, bei den unversendeten und versendeten Newslettern und im Archiv bei den Newslettern angezeigt. Zusätzlich sind unversendete/zugeordnete und versendete Kampagnen-Newsletter in den Details der Kampagne bei den jeweiligen Reitern zu sehen.

Kampagnen können verwendet werden, müssen aber nicht. Sie stellen lediglich eine Möglichkeit dar, die Verwaltung der Newsletter etwas zu strukturieren.

Muss ich noch beschreiben, wie man eine Kampagne anlegt oder bearbeitet? Das geschieht wie bei allen anderen Teilen von BwPostman oder Joomla!®.

Eine Kampagne hat im Reiter Kampagnen-Details bearbeiten einen Titel, der zwingend vergeben werden muss, und eine Beschreibung, die der Orientierung nützt. Diese Beschreibung bekommt ein Abonnent nicht zu sehen.

Seit der Version 1.2.0 werden die Empfänger einer Kampagne hier festgelegt. Es gibt also unter dem Titel und der Beschreibung einen Bereich, in dem man die Mailinglisten und/oder Benutzergruppen auswählen kann. Es ist genau derselbe Dialog wie bei den Newslettern.

Zur Information sind alle Newsletter der Kampagne in den Reitern Nicht versendete Newsletter und Versendete Newsletter einsortiert.

Auf dem Tab Kampagnenberechtigungen kann man die Rechte für genau diese Kampagne festlegen.


Import und Export

BwPostman bietet die Möglichkeit, Abonnenten zu importieren. Die akzeptierten Formate sind XML und CSV. Man kann seine Abonnenten auch exportieren. Die verwendeten Formate sind ebenfalls XML und CSV.

Um sich anzusehen, wie die Daten in den jeweiligen Formaten aussehen, werden Demodaten mitgeliefert. Sie sind im Administrations-Verzeichnis der Komponente zu finden (<Pfad-zur-Joomla-Installation>/administrator/components/com_bwpostman) und heißen import_demo.csv und import_demo.xml.


Stapelverarbeitung bei Abonnenten

Mit der Stapelverarbeitung bei den Abonnenten ist es möglich, mehreren Abonnenten gleichzeitig eine weitere Mailingliste zuzuweisen, von einer Mailingliste in eine andere zu verschieben oder aus einer Mailingliste auszutragen. Vor allem mit dem Filter nach Mailinglisten ist dies ein ganz starkes Werkzeug! Verschieben geht nur, wenn die Abonnenten nach einer Mailingliste gefiltert sind. Die Mailingliste, nach der gefiltert wird, ist hier diejenige, aus der die Abonnenten heraus genommen werden sollen.

Die Stapelverarbeitung ist recht einfach: Die Abonnenten, die bearbeitet werden sollen, mit einem Klick auf die Checkbox vor dem Namen auswählen. Dann in der Toolbar auf Stapelverarbeitung klicken. Es geht ein Popup auf, in dem man die gewünschte Mailingliste und die Aktion Abonnieren, Abonnement aufheben oder Verschieben auswählt. Ein Klick auf Ausführen führt die gewählte Aktion aus.


Archivieren und Wiederherstellen

Archivieren ist genau dazu da, was der Name besagt: Etwas zu archivieren.

In BwPostman können sowohl Newsletter als auch die Abonnenten als auch die Mailinglisten und sogar ganze Kampagnen und die Templates archiviert werden. Alles, womit BwPostman zu tun hat, kann also archiviert werden. Und alles was archiviert ist, kann auch wieder aus dem Archiv geholt (wiederhergestellt) werden. Allerdings kann im Archiv nichts verändert werden.

Zum Archivieren zum Beispiel eines Newsletters geht man in die Übersicht der Newsletter, markiert den oder die entsprechenden Newsletter in der Auswahlbox und klickt in der Toolbar auf die Schaltfläche Archivieren. Es erscheint die Sicherheitsabfrage, ob man das Gewählte tatsächlich archivieren will, die man mit Ok oder Abbrechen beantworten kann.

Zum Archivieren ist das Recht Archivieren notwendig.

Zum Wiederherstellen eines Newsletters wählt man im Archiv im Reiter Newsletter über das Kontrollkästchen den oder die Newsletter aus, die wiederhergestellt werden sollen, und klickt in der Toolbar auf Wiederherstellen.

Das Archivieren von Mailinglisten, Abonnenten, Kampagnen und Templates geschieht analog. Bei Kampagnen wird zusätzlich gefragt, ob die Newsletter, die der Kampagne zugeordnet sind, auch archiviert oder wiederhergestellt werden sollen.

Zum Wiederherstellen sind die Rechte Ansicht Archiv und Wiederherstellen notwendig.


Löschen

Das Archiv hat noch eine weitere Funktion: In den Übersichten von Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Mailinglisten und Templates ist es nicht möglich, etwas zu löschen. Löschen kann man nur im Archiv. Auch hier wieder: Das zu Löschende im entsprechenden Reiter in der Auswahlbox anhaken und in der Toolbar auf Löschen klicken. Auch hier erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bei Kampagnen kommt zusätzlich die Frage, ob die Newsletter, die der Kampagne zugeordnet sind, auch gelöscht werden sollen.

Zum Löschen sind die Rechte Ansicht Archiv und Löschen notwendig.


Freigeben

Die Schaltfläche Freigeben findet man in jeder Listenansicht in der Toolbar von BwPostman. Damit kann man Einträge, die ausgecheckt, aber verwaist sind, wieder einchecken. Man erkennt diese Einträge an dem Schloss-Symbol nach der Checkbox am Anfang einer Reihe.

Vorsicht:
Nicht alle Einträge, die ein Schloss-Symbol zeigen, sind auch verwaist! Eher im Gegenteil. Das Symbol zeigt an, dass ein Eintrag gerade bearbeitet wird. Der Eintrag verwaist allerdings, wenn man das Bearbeiten des Eintrags nicht über eine der Schaltflächen beendet, sondern den Browser oder den entsprechenden Tab einfach schließt, der Browser oder der PC abgestürzt sind oder ähnliches.

Zum Freigeben wird die entsprechende Checkbox vor dem Schloss-Symbol markiert und auf die Schaltfläche Freigeben geklickt. Um freigeben zu können sind Administrationsrechte nötig.


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Um das Aussehen von BwPostman so anzupassen, dass es in das gewählte Template passt, sind Grundkenntnisse in CSS und HTML nötig. Und man sollte sich auch eine Erweiterung in seinem Browser installieren, mit der man die gerade angezeigte Seite untersuchen kann. Für Firefox, meinem bevorzugten Browser, gibt es hierfür die tolle Erweiterung Firebug. Auch für den Internet Explorer gibt es in den aktuellen Versionen die Entwicklertools, in Chrome die Entwickertools und in Opera die Entwicklerwerkzeuge.

Alle Elemente, die im Frontend angezeigt werden, können spätestens seit der Version 0.9.7 von BwPostman individuell angesprochen werden. Der genaue CSS-Pfad zu diesem Element lässt sich über die oben genannte Browser-Erweiterung schnell herausfinden. Für alle Elemente, die BwPostman im Frontend anzeigt, sind die CSS-Stile bereits in der CSS-Datei vorhanden. Die meisten sind leer und können nach Bedarf gefüllt werden.

Diese Datei ist für die Komponente unter

<Joomla-Installationsverzeichnis>/components/com_bwpostman/assets/css/bwpostman.css

zu finden.

Für das Anmelde-Modul ist es diese Datei:

<Joomla-Installationsverzeichnis>/modules/mod_bwpostman/css/bwpostman.css

Für das Übersichts-Modul ist es diese Datei:

<Joomla-Installationsverzeichnis>/modules/mod_bwpostman_overview/css/bwpostman.css

Man könnte die CSS-Stile in diesen Dateien abändern, damit sie zur Optik der übrigen Seiten passen. Das würde jedoch nur bis zum nächsten Update von BwPostman halten, dann wären sie wieder auf die ursprünglichen Einstellungen zurückgesetzt.

Eine andere Möglichkeit wäre, in einer CSS-Datei des gewählten Templates die Einträge für die gewünschten CSS-Stile zu machen. Aber auch hier besteht das Problem, dass die Änderungen nur bis zum nächsten Update des Templates halten.

Daher habe ich ab Version 0.9.7 von BwPostman eine dauerhafte Lösung dieses Problems implementiert:

Legen Sie sich eine Datei mit dem Namen com_bwpostman.css für die Komponente und eine Datei mod_bwpostman.css für das Modul im CSS-Ordner des verwendeten Templates an. Besser noch: Sie kopieren die mitgelieferte Datei dorthin. Diese Dateien werden von BwPostman nach allen anderen CSS-Dateien gelesen. Das bedeutet, dass die CSS-Stile, die hier gesetzt werden, alle zuvor eingelesenen Stile überschreiben.

Der Pfad zu diesen CSS-Dateien lautet demnach:

<Joomla-Installationsverzeichnis>/templates/<gewähltes Template>/css/

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PDF-Version

Seit Version 1.1.0 ist ein Template-System für die Newsletter vorhanden, Karl Klostermann ganz großen Dank hierfür. Von ihm stammt nicht nur die Idee sondern auch die Umsetzung. Große Klasse!

Dank der mitgelieferten Standard-Templates für HTML- und Text-Version ist es nun auch für weniger versierte Anwender möglich, optisch ansprechende Newsletter zu versenden, die der corporate identity, dem Auftreten des Vereins oder oder oder… entsprechen und die auch auf mobilen Geräten gut aussehen. Einfach mitgeliefertes Template kopieren, neuen Namen vergeben und den Wünschen entsprechend abändern.

Für die versierteren Anwender stehen freie Templates auch wieder für HTML- und Text-Version zur Verfügung. Hier ist man in der Gestaltung fast völlig frei. Wichtig zu wissen, dass dem Newsletter trotz vieler Freiheitsgrade dann doch noch das Impressum in einer Tabelle angehängt wird.

Es können so viele Templates erstellt werden, wie man will. So kann zum Beispiel jede Mailingliste ein eigenes, individuelles Template bekommen.

Das Template wird dem Newsletter zugewiesen, wenn man den Newsletter erstellt. Dort kann man aus den Listen für HTML-Templates und Text-Templates das gewünschte Template auswählen. Um die Auswahl einfacher zu machen, wird im Tooltip sogar die Vorschau des Templates angezeigt.

Jeweils ein HTML- und ein Text-Template können als Standard definiert werden. Diese sind dann als Vorbelegung ausgewählt, wenn man einen neuen Newsletter erstellt.

Wie bei allen anderen Bereichen von BwPostman kommt man zu den Templates über das Hauptmenü von BwPostman nach einem Klick auf Templates. Mit den Schaltflächen HTML-Template hinzufügen und Text-Template hinzufügen erstellt man ein freies HTML- oder Text-Template. Die Templates sind aber auch über das Hauptmenü von Joomla!® über Komponenten → BwPostman → Templates erreichbar.

Achtung:

Wird bei einem bestehenden Newsletter (Newsletter bearbeiten) das Template geändert, dann gehen zusätzliche Eingaben, die man von Hand im Editor gemacht hat, verloren. Dieses ist dasselbe Verhalten wie bei Änderungen an den ausgewählten Inhalten im ersten Tab beim Erstellen oder Bearbeiten eines Newsletters. Das ist Programm-technisch leider nicht anders machbar.


Templates installieren

Seit Version 1.3.0 von BwPostman gibt es auch die Möglichkeit, weitere Standard-Templates nach zu installieren. Dafür ist die Schaltfläche Template installieren in der Toolbar vorhanden. Ein Klick auf die Schaltfläche leitet zu einer Ansicht weiter, wo man das Template-Paket auswählen und installieren kann. Das Paket ist – wie unter Joomla!® üblich – ein ZIP-Archiv, das mit einem Klick auf die Schaltfläche Templateinstallation starten installiert wird. Es erscheint eine Ansicht, in der die einzelnen Schritte der Installation des Templates angezeigt werden. Ein Klick auf die Schaltfläche zurück leitet auf die Liste der Templates zurück. Anschließend steht das neue Template wie alle anderen Templates für die Verwendung bei einem Newsletter zur Verfügung.

Neue Templates kann man im Download-Bereich zu BwPostman bei Boldt Webservice finden.

Wichtig:

Templates für BwPostman haben nichts, aber auch gar nichts, mit Templates für Joomla!® zu tun! Während die Templates für Joomla!® darauf ausgelegt sind, eine Webseite in allen Browsern gleich und den Wünschen des Webseiten-Betreibers nach aussehen zu lassen, haben die Templates für BwPostman die Aufgabe, die Newsletter in den unterschiedlichsten Mail-Clients gleich aussehen zu lassen. Während mittlerweile auch einige „abtrünnige“ Browser-Hersteller es sich angewöhnt haben, Standards einzuhalten, ist bei den Mail-Clients immer noch heftiger Wildwuchs die Regel, der sich mit jedem zweiten neuen mobilen Gerät noch vergrößert.


Templates exportieren

Seit Version 2.1.0 von BwPostman gibt es die Möglichkeit, Templates zu exportieren. Damit kann man Templates, die man für eine Installation erstellt hat, zu einer anderen Installation übertragen.

Nachdem man die Checkbox des gewünschten Templates in der Liste der Templates aktiviert hat und auf Template exportieren geklickt hat, wird eine Datei erstellt, die das Template in einer wieder installierbaren Form enthält. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, üblicherweise innerhalb weniger Sekunden, dann wird eine Nachricht eingeblendet, die eine Schaltfläche zum Herunterladen enthält. Diese Datei wird aber auch in der Installation unter

<Joomla-Installationsverzeichnis>/images/bw_postman/templates/

abgelegt. Hier kann die Datei über den Medien-Manager von Joomla!® ebenfalls heruntergeladen oder wieder gelöscht werden.

Der Dateiname der Export-Datei enthält die ID des exportierten Templates, weil die ID ganz sicher eindeutig ist, es gibt keine zwei Templates mit ein und derselben ID. Der Titel des Templates kann deshalb nicht (alleine) verwendet werden.

Man muss diesen Dateinamen aber nicht beibehalten, der Import funktioniert mit jedem beliebigen Dateinamen.

 


Standard-Templates

Standard-Templates sind vorgefertigte Templates für Newsletter, die direkt so verwendet werden können. Die mitgelieferten Standard-Templates beginnen im Titel – wen wundert es – mit Standard. Sie sind alle responsive. Das heißt, auch auf kleinen Displays, wie sie bei Mobilgeräten vorkommen, sehen sie gut aus. Trotzdem können Standard-Templates weitgehend individualisiert werden. Um auf der sicheren Seite zu sein, schlage ich vor, eines der mitgelieferten Templates zu kopieren und dann erst anzupassen. Wenn mit einem mitgelieferten Template eine Anpassung nicht möglich ist: Vielleicht geht es ja mit einem anderen?

Im linken Teil werden die Einstellungen gemacht, im rechten ist eine Vorschau des Templates zu sehen, die sich aktualisiert und die Änderungen anzeigt, wenn man auf Vorschau aktualisieren klickt. Eine Aktualisierung der Vorschau gibt es auch, wenn das Template gespeichert wird.


Freie Templates

Freie Templates für Newsletter sind genau das, was der Name besagt: Frei! Frei in der Positionierung der Elemente, frei im Aussehen der Elemente. Diese Freiheit hat allerdings ihren Preis: Es gibt keine vordefinierten Bereiche, die schnell und einfach nur per Mausklick angepasst werden können. Hier wird alles „von Hand“ gemacht. Je ein Muster für HTML- und Text-Templates werden mitgeliefert und beginnen im Titel mit Sample / Beispiel.

Weil es bei den freien Templates keine vordefinierten Bereiche gibt, gibt es auch nur drei (HTML-Templates) beziehungsweise zwei (Text-Templates) Reiter.

Auch hier gilt: Im linken Teil werden die Einstellungen gemacht, im rechten ist eine Vorschau des Templates zu sehen, die sich aktualisiert und die aktuellen Änderungen anzeigt, wenn man auf Vorschau aktualisieren klickt oder das Template speichert.

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Infos rund um Joomla!-Erweiterungen von Boldt Webservice, insbesondere BwPostman. Der Newsletter wird nur versendet, wenn es etwas neues gibt.

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