Abonnenten exportieren
Der Export wird im Untermenü Abonnenten von BwPostman über die Schaltfläche Export aufgerufen.
Seit Version 2.2.0 besteht die Möglichkeit, nur die Abonnenten einer bestimmten Mailingliste zu exportieren. Dazu filtert man die Abonnenten vor dem Export nach der gewünschten Mailingliste, indem man die Suchwerkzeuge öffnet und die gewünschte Mailingliste bei Mailingliste wählen auswählt und erst dann auf die Schaltfläche Export klickt.
Als erstes ist zu wählen, ob in XML- oder CSV-Format exportiert werden soll. Solange hier nichts ausgewählt ist, wird nichts anderes angezeigt.
Beim Export in das CSV-Format ist anschließend anzugeben, welches Trennzeichen als Feld-Trenner und welcher Trenner für den Text verwendet werden soll.
Als Feld-Trennzeichen stehen Komma, Strichpunkt/Semikolon, Tabulator und Leerzeichen zur Verfügung. Als Text-Trennzeichen gibt es Keine Trennung, einfaches Hochkomma und doppeltes Hochkomma/Anführungszeichen zur Verfügung.
Diese Angaben werden beim Export im XML-Format nicht angezeigt.
Anschließend muss gewählt werden, ob bestätigte und/oder unbestätigte Abonnenten und/oder Testempfänger exportiert werden sollen. Man muss auch festlegen, ob nur nicht archivierte, nur archivierte oder alle Abonnenten exportiert werden sollen.
Schließlich kann noch ausgewählt werden, welche der vorhandenen Felder exportiert werden sollen.
Achtung:
Felder, die nicht exportiert werden sollen, müssen gelöscht werden!
Mit dem Klick auf Daten exportieren wird die Export-Datei erstellt und kann lokal gespeichert werden.
Mit der Stapelverarbeitung bei den Abonnenten ist es möglich, mehreren Abonnenten gleichzeitig eine weitere Mailingliste zuzuweisen, von einer Mailingliste in eine andere zu verschieben oder aus einer Mailingliste auszutragen. Vor allem mit dem Filter nach Mailinglisten ist dies ein ganz starkes Werkzeug! Verschieben geht nur, wenn die Abonnenten nach einer Mailingliste gefiltert sind. Die Mailingliste, nach der gefiltert wird, ist hier diejenige, aus der die Abonnenten heraus genommen werden sollen.
Die Stapelverarbeitung ist recht einfach: Die Abonnenten, die bearbeitet werden sollen, mit einem Klick auf die Checkbox vor dem Namen auswählen. Dann in der Toolbar auf Stapelverarbeitung klicken. Es geht ein Popup auf, in dem man die gewünschte Mailingliste und die Aktion Abonnieren, Abonnement aufheben oder Verschieben auswählt. Ein Klick auf Ausführen führt die gewählte Aktion aus.
Archivieren ist genau dazu da, was der Name besagt: Etwas zu archivieren.
In BwPostman können sowohl Newsletter als auch die Abonnenten als auch die Mailinglisten und sogar ganze Kampagnen und die Templates archiviert werden. Alles, womit BwPostman zu tun hat, kann also archiviert werden. Und alles was archiviert ist, kann auch wieder aus dem Archiv geholt (wiederhergestellt) werden. Allerdings kann im Archiv nichts verändert werden.
Zum Archivieren zum Beispiel eines Newsletters geht man in die Übersicht der Newsletter, markiert den oder die entsprechenden Newsletter in der Auswahlbox und klickt in der Toolbar auf die Schaltfläche Archivieren. Es erscheint die Sicherheitsabfrage, ob man das Gewählte tatsächlich archivieren will, die man mit Ok oder Abbrechen beantworten kann.
Zum Archivieren ist das Recht Archivieren notwendig.
Zum Wiederherstellen eines Newsletters wählt man im Archiv im Reiter Newsletter über das Kontrollkästchen den oder die Newsletter aus, die wiederhergestellt werden sollen, und klickt in der Toolbar auf Wiederherstellen.
Das Archivieren von Mailinglisten, Abonnenten, Kampagnen und Templates geschieht analog. Bei Kampagnen wird zusätzlich gefragt, ob die Newsletter, die der Kampagne zugeordnet sind, auch archiviert oder wiederhergestellt werden sollen.
Zum Wiederherstellen sind die Rechte Ansicht Archiv und Wiederherstellen notwendig.
Das Archiv hat noch eine weitere Funktion: In den Übersichten von Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Mailinglisten und Templates ist es nicht möglich, etwas zu löschen. Löschen kann man nur im Archiv. Auch hier wieder: Das zu Löschende im entsprechenden Reiter in der Auswahlbox anhaken und in der Toolbar auf Löschen klicken. Auch hier erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bei Kampagnen kommt zusätzlich die Frage, ob die Newsletter, die der Kampagne zugeordnet sind, auch gelöscht werden sollen.
Zum Löschen sind die Rechte Ansicht Archiv und Löschen notwendig.
Vor dem Löschen von Abonnenten sollte man sich überlegen, ob man gegebenenfalls über einen gewissen Zeitraum eine Nachweis- oder Aufbewahrungspflicht hat und der Abonnent noch gar nicht endgültig gelöscht werden darf.
Die Schaltfläche Freigeben findet man in jeder Listenansicht in der Toolbar von BwPostman. Damit kann man Einträge, die ausgecheckt, aber verwaist sind, wieder einchecken. Man erkennt diese Einträge an dem Schloss-Symbol nach der Checkbox am Anfang einer Reihe.
Vorsicht:
Nicht alle Einträge, die ein Schloss-Symbol zeigen, sind auch verwaist! Eher im Gegenteil. Das Symbol zeigt an, dass ein Eintrag gerade bearbeitet wird. Der Eintrag verwaist allerdings, wenn man das Bearbeiten des Eintrags nicht über eine der Schaltflächen beendet, sondern den Browser oder den entsprechenden Tab einfach schließt, der Browser oder der PC abgestürzt sind oder ähnliches.
Zum Freigeben wird die entsprechende Checkbox vor dem Schloss-Symbol markiert und auf die Schaltfläche Freigeben geklickt. Um freigeben zu können sind Administrationsrechte nötig.