Hello [FIRSTNAME],

guess what! Eventually I have finished BwPostman 2.0, in fact in version 2.0.2!

There are some bugfixes and improvements. What this exactly is You can read at the changelog. One important point I want to name immediately: BwPostman now come at a complete package. That is, there is only one extension to install and to update, which contains the component, all free modules and plugins. With that, there is left only one changelog, the changelogs for the modules aren't maintained further.

Adjustments for the GDPR

First of all this:

I am no lawyer! This is no legal advice, but shall reflect my impressions and experiences.

The new GDPR, which will finally become law May, 25., is in everybody's mouth. Because there are some issues to handle, I have to adjust BwPostman a bit. Below I have to say a few words to what You as user of BwPostman have to take care. Read it!

Including the point data economy but also to slim down the displaying for this point, I have changed the selection for the gender to a select list with three possibilities. Given that, there is not only no selection possible at registration but also the user is able to switch back the selection of the gender, if he/she selected something before.

Until now the description of a mailing list was not displayed, if only one mailing list was accessible for subscription. But now You have to tell the potential subscriber what the newsletter is about and how often it will be sent approximately. Because of that I have adjusted BwPostman to this need. If only one mailing list is possible, then only the description is displayed. If there are more mailing lists for selection, then also a check box and the title of the mailing list is displayed. To not bother the layout I have put an additional field at component, module and plugin, where You are able to set the length of the description directly shown. If the description is longer than this value, the description is shortened to the number of entered characters and a … and an icon for a tool tip are added. The icon has a hover effect: If You move the mouse over the icon, the full description is shown. But I cannot guarantee that some clever cease-and-desist people don't find fault with that, therefore take care! Best would be to put the needed information at the beginning of the description to ensure this is displayed without the need of the tool tip.

If You want to get consent for storing (subscription) and processing (send the newsletter) of the personal related data, that You can do easily with the settings to the disclaimer, which is part or BwPostman for a long time.

BwPostman Permission System

BwPostman bow has an enhanced permission system. With that it is possible, for example to give permissions only for mailing lists or newsletters to user groups and switch off all the other stuff.

The sample user groups are still hard coded, there is little to change. First of all they shall show what is possible.

In the opposite to Joomla!^®! BwPostman is able to process permissions on dataset level! Principally permissions are calculated by top-down. Most notably that means, that a permission, which is denied on top cannot be allowed below. But at dataset level You can do that with BwPostman. With this it is also possible to give permissions to a single mailing list or campaign to a user group, also You denied these permissions ahead completely principally. So even You are able to bolt out admins. Solely SuperUsers always are allowed to to all, because someone has to clean up.

I hope, I soon find time to go into the new permission system at the manual and I am able to write some tips at the forum at the FAQ.

BwPostman Plugins

Personalize

With this plugin You are able to personalize really good, if You asked for the gender. But also if the gender is unknown You are not left out in the rain, because there are three text parts for male, female and unknown. Particulars You find at the manual at plugins. The plugin is activated by default, so You can start immediately.

To be able to use the plugin comfortably, there are buttons for it for the editors of the newsletters and the templates, which You find below the editor at the other buttons of this kind.

User2Subscriber

This plugin enables to let subscribe to one or more newsletters while registering for an account of the website. The plugin has to be enabled to do this work. Also for this plugin You find particulars at the manual at plugins.

Demo Site

At https://demo.boldt-webservice.de/ now You will find a demo site for BwPostman! Here You can run riot to put BwPostman to the acid test. You also are able to enter the back end. Access there naturally is restricted to BwPostman and all mails and newsletters are not really sent but and attains nirvana. But further all should work what BwPostman offers.

Okay, let's start and test the new possibilities of BwPostman. Don't worry You can't damage much, the demo site is set back to a predefined state very night.

BwPostman and the new General Data Protection Regulation of the EU

Again:

I am no lawyer! This is no legal advice, but shall reflect my impressions and experiences.

As is known the new GDPR finally becomes law at May, 25.. Who uses BwPostman now is confronted with a call for action, because – beneath other guidelines – You have to inform each visitor and each user of Your website in detail, which personal related data You collect, to which purpose You do that and if these personal related data are transmitted to third party. Then You also should explain, where an how these data are stored and processed (in Germany, the EU or the rest of the world, in example). This is non-exhaustive but should show, that You have to do something to not be confronted with cease-and-desist orders! Especially for newsletters there are additional regulations to satisfy and tell about.

Yes, I know, cease-and-desist orders are a specific problem to Germany (until Friday), but unless You block German IP addresses, from Friday on it also becomes a problem to You!

BwPostman collects a handful data, especially personal related data, that You have to be aware of. Mail address always is needed for sending newsletters, no question. Also to which mailing lists someone has subscribed to has to be stored. Without this the whole system don't work. Additionally there are more details like first name, last name, gender if set at the options. But also IP address and date and time of subscription and confirmation are stored to have evidence for a dispute. Finally it should be mentioned, that these data not only are stored at Your web server but also that these data are sent to You by mail if You set information mail about new subscriptions at the options of BwPostman. That means that parts of these data also are stored at the mail client. If You use a web mailer like Gmail or a IMAP account, then it could be possible that these data are stored at the rest of the world…

You also should mention for the backups of the web server. Are they stored at the provider, do You download them locally, are they stored at the cloud? Are there backups created by save tables of BwPostman? Where are these backups are stored? How long do You store them?

If a subscriber deletes his/her subscription, these data are not deleted automatically! They go to the archive of BwPostman, where You have to delete them manually. But think about immediately deleting or storing for a specific time to get evidence. This storing for specific time also is able with the new GDPR.

Lastly: If a user account for this specific mail address exist at the website, the subscription is enhanced with the ID of this account. Doing so You collect data for one purpose and link it to data, which are collected for another purpose. Also this You should explain at Your privacy policy.

A look at my privacy policy may be valuable, hopefully I have considered all necessary. But please: No Copy & Paste!

If You think, that most of that You don't have to worry about, because this is not at Your website: You are wrong! The new GDPR not only affects Your website, it also affects Your undertaking as a whole! It does not matter if this undertaking is a company, a club or a society, it concerns nearly all. Solely websites, which are only private or domestic (also these sites are undertakings) are exempted. But the definition for these are really cramped!

It also does not help to move the registered seat to a non-EU-country. With the GDPR all EU citizens shall be protected, nevertheless where the undertaking resides, the GDPR obtains worldwide. Unlike that the big data collectors, which I don't want to call namely, can't be caught.

Finally: The privacy policy only is the most obvious part of the GDPR. You also have to create a list of all activities processing data. My opinion: If the privacy policy is okay, then You have done a great step towards not to get a cease-and-desist order. All the other is not as urgent. Indeed, after two years of transition period You should have done some work on this…

Finally as usual my call for support:

Do You perhaps use BwPostman with another than provided languages? Or You would do so? Translators always are very welcome! Once there were some helpful souls which translated the language files of BwPostman to Japanese and Spanish and actually there is an Italian version for BwPostman. Perhaps You may add another language? Then please get in touch with me.

I would illustrate the manual of BwPostman (PDF and web), because a picture paints a thousand words. But that is a lot of work and really not my core competence, to put it mildly. Here each help is more than welcome!

Perhaps You feel called on helping my tester and me? You have ideas to usability? Or new proposals, how to improve BwPostman? Just give it to me! By thread in the forum, preferably at the bug tracker https://bugtracking.boldt-webservice.de/. or by Mail. I don't only understand German, but also English really acceptable, but that's it.

That's all for now, have a lot fun with the new plugins of BwPostman and kind regards

Romana

P.S.:

• If You got questions, don't take fright to ask in the forum.
• If You find BwPostman pleasant, then please write Your opinion and Your experience to BwPostman also in the forum and - for me  still more important - at Joomla Extension Directory. An account at JED is necessary, but that commits to nothing.

Hallo [FIRSTNAME],

 man sollte es nicht glauben! Ich habe endlich BwPostman 2.0 fertig, sogar in der Version 2.0.2!

Es gab einige Bugfixes und Verbesserungen. Was genau, kann man im Changelog nachlesen. Einen wichtigen Punkt will ich aber gleich erwähnen: BwPostman kommt jetzt als Komplettpaket. Das heißt, es gibt nur noch eine Erweiterung zu installieren und zu aktualisieren, die die Komponente und alle freien Module und Plugins enthält. Damit gibt es auch nur noch ein Changelog, die Changelogs für die Module werden nicht weiter gepflegt.

Weitere erwähnenswerte Punkte sind:

• Es gibt nun ein weiteres Eingabefeld für benutzerdefiniertes CSS bei den Standard-Templates.

Anpassungen an die DSGVO

Zuerst mal das hier:

Ich bin keine Rechtsanwältin! Das hier ist keine Rechtsberatung, sondern soll nur meine Eindrücke und Erfahrungen wider geben.

Die neue DSGVO, die ab 25. Mai endgültig in Kraft tritt, ist in aller Munde. Da hier ein paar Dinge zu beachten sind, musste ich auch BwPostman ein wenig anpassen. Weiter unten habe ich noch ein paar Takte dazu zu sagen, was Du als Anwender von BwPostman wegen der neuen DSGVO zu beachten hast. Unbedingt lesen!

Unter anderem wegen dem Punkt Datensparsamkeit, aber auch, um die Anzeige für diesen Punkt schlanker zu machen, habe ich die Auswahl für das Geschlecht auf eine Auswahlliste mit drei Wahlmöglichkeiten umgestellt. Damit ist nicht nur keine Angabe bei der Registrierung möglich, der Abonnent kann das Geschlecht auch auf keine Angabe zurück stellen, wenn er zuvor etwas anderes ausgewählt hatte.

Bisher war es so, dass die Beschreibung der Mailingliste nicht angezeigt wurde, wenn nur eine Mailingliste für ein Abonnement zur Verfügung stand. Nun aber muss man den potentiellen Abonnenten ja darüber aufklären, um was es in diesem Newsletter geht und  wie oft der Newsletter ungefähr versendet wird. Also habe ich BwPostman darauf hin angepasst. Ist nur eine Mailingliste möglich, dann gibt es nur die Beschreibung, stehen mehrere Mailinglisten zur Auswahl, dann gibt es zu jeder Mailingliste zusätzlich eine Checkbox und den Titel der Mailingliste. Um das Layout mit der Beschreibung nicht zu sehr zu stören, habe ich für Komponente, Modul und Plugin in den Optionen ein Feld eingebaut, in dem man die Länge der direkt angezeigten Beschreibung angeben kann. Wenn die Beschreibung länger ist, wird sie nach der eingestellten Anzahl an Zeichen abgeschnitten und mit ... und einem Icon für einen Tooltip versehen. Das Icon hat einen Hover-Effekt: Fährt man mit der Maus darüber, wird die komplette Beschreibung als Tooltip angezeigt.  Ich kann allerdings nicht garantieren, dass findige Abmahner das nicht bemängeln werden, also Vorsicht. Am besten die Beschreibung so halten, dass die erforderlichen Informationen in den ersten paar Wörtern stehen und damit auch ohne Tooltip direkt auf dem Bildschirm zu sehen sind.

Wenn man sich eine Einwilligung zum Speichern (Abonnement) und Verarbeiten (Versenden) der persönlichen Daten holen will, dann kann man das locker über die Einstellung zum Disclaimer machen, die es ja schon lange gibt.

BwPostman Rechtesystem

BwPostman hat nun ein erweitertes Rechte-System. Damit ist es möglich, Benutzergruppen zum Beispiel nur die Rechte für Mailinglisten oder Newsletter zu geben und alles andere auszublenden. Die Muster-Benutzergruppen sind allerdings noch hart codiert, da kann man nicht viel ändern. Sie sollen vor allem einen Eindruck liefern, was nun möglich ist.

Im Gegensatz zu Joomla! kann BwPostman nun auch Rechte auf Datensatz-Ebene auswerten! Grundsätzlich werden die Rechte ja nach der Methode Top-Down ausgewertet. Das heißt vor allem, was weiter oben mal explizit entzogen wurde, kann weiter unten nicht mehr erlaubt werden. Auf Datensatz-Ebene kann man in BwPostman allerdings genau das tun. Damit ist es auch möglich, einer Benutzergruppe die Rechte zum Beispiel für eine einzelne Mailingliste oder Kampagne zu geben, auch wenn "weiter oben" grundsätzlich die Rechte dafür komplett entzogen wurden. Man kann hiermit sogar Admins aussperren. Lediglich die SuperUser dürfen immer alles. Irgend einer muss ja reparieren oder aufräumen können.

Ich hoffe, ich finde bald die Zeit, im Handbuch noch genauer auf das neue Rechte-System einzugehen und vielleicht auch ein paar Tipps im Forum unter FAQ einzustellen.

BwPostman Plugins

Personalize

Mit diesem Plugin kann man wirklich gut personalisieren, wenn man das Geschlecht des Abonnenten abgefragt hat. Aber auch wenn keine Angabe gemacht wurde, steht man nicht im Regen, denn es gibt drei Text-Teile im Plugin für männlich, für weiblich und wenn keine Angabe gemacht wurde. Näheres kann man im Handbuch unter Plugins erfahren. Das Plugin wird gleich bei der Installation aktiviert, so dass man gleich los legen kann.

Um das Plugin auch komfortabel nutzen zu können, ist in den Editoren für Newsletter und Templates auch eine Schaltfläche dafür eingebaut, die man unter dem Editor bei den anderen Schaltflächen findet.

User2Subscriber

Dieses Plugin ermöglicht es, direkt bei der Registrierung zu einem Benutzerkonto für die Webseite auch eine Eintragung zu einem oder mehreren Newslettern zu machen. Das Plugin muss aktiviert werden, damit es verwendet werden kann. Auch für dieses Plugin gibt es im Handbuch unter Plugins eine Beschreibung.

Demo-Seite

Unter https://demo.boldt-webservice.de/ gibt es jetzt eine Demo-Seite für BwPostman! Hier kann man sich so richtig austoben, um BwPostman auf Herz und Nieren zu testen. Man kommt sogar ins Backend. Da ist der Zugriff natürlich auf BwPostman beschränkt und sämtliche Mails und Newsletter werden nicht real versendet, sondern landen im Nirwana. Aber sonst funktioniert so ziemlich alles, was BwPostman zu bieten hat.

Also los und die neuen Funktionen ausprobieren. Keine Sorge, da kann man nicht viel kaputt machen, die Seite wird jede Nacht auf einen definierten Ausgangszustand zurück gesetzt.

BwPostman Sprachdateien

BwPostman und die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU

Hier noch einmal:

Ich bin keine Rechtsanwältin! Das hier ist keine Rechtsberatung, sondern soll nur meine Eindrücke und Erfahrungen wider geben.

Die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU tritt bekanntermaßen ja am 25. Mai 2018 in Kraft. Wer BwPostman verwendet, hat nun vermutlich Handlungsbedarf, denn – neben anderen Vorgaben – muss man jedem Besucher und Nutzer seiner Webseite genau sagen, welche persönlichen Daten man sammelt, zu welchem Zweck man diese Daten sammelt und ob diese persönlichen Daten weitergegeben werden. Dann sollte man auch noch erklären, wo und wie diese Daten gespeichert und verarbeitet werden (zum Beispiel in Deutschland, der EU oder im Rest der Welt). Das ist nicht erschöpfend, zeigt aber, dass man was tun sollte, um nicht abgemahnt zu werden! Gerade für Newsletter gelten noch weitere Vorschriften, die einzuhalten und zu erwähnen sind.

Ja, ich weiß, Abmahnungen sind ein Deutschland-spezifisches Prolem, allerdings nur bis Freitag. Denn wenn du nicht gerade alle IP-Adressen aus Deutschland blockierst, dann wird es auch zu deinem Problem, auch wenn Du nicht aus Deutschland kommst!

BwPostman sammelt eine ganze Menge Daten, vor allem personenbezogene, dessen muss man sich bewusst sein. Die Mailadresse wird für den Versand eines Newsletters immer benötigt, das ist gar keine Frage. Auch welche Mailinglisten abonniert wurden, muss natürlich gespeichert werden, sonst funktioniert das ganze System ja nicht. Dazu kommen andere Angaben aus dem Registrierungsformular, wie Vorname, Nachname und Geschlecht, falls das in den Optionen eingestellt ist. Aber auch die IP und das Datum der Registrierung und der Bestätigung werden gespeichert, damit man im Streitfalle Nachweise hat. Schließlich sollte auch noch erwähnt werden, dass diese Daten nicht nur auf dem Webserver gespeichert werden, sondern  dass man sie auch per Mail an sich selbst sendet, wenn man in den Optionen eingestellt hat, dass man benachrichtigt werden möchte, wenn sich ein neuer Abonnent registriert. Das heißt, dass Teile der Daten auch im Mailprogramm gespeichert sind.  Wenn man dafür ein Konto bei einem Webmailer, zum Beispiel GMail, oder ein IMAP-Konto verwendet, dann könnte es durchaus sein, dass die Daten im Rest der Welt landen…

Man sollte auch daran denken, dass es Backups des Webservers gibt. Liegen die beim Provider, werden sie herunter geladen, kommen sie in die Cloud? Gibt es Sicherungen, die per Tabellen speichern in BwPostman erstellt wurden? Wo liegen diese? Wie lange werden sie aufbewahrt?

Wen ein Abonnent sein Abonnement löscht, werden die Daten nicht automatisch gelöscht! Sie kommen ins Archiv, wo sie manuell gelöscht werden. Auch hier wieder: Man sollte sich überlegen, ob man diese Daten gleich löscht oder noch eine gewisse Zeit aufbewahrt, damit man einen Nachweis hat. Das gibt auch die neue DSGVO durchaus her.

Zu guter Letzt: Sofern für die Mailadresse des Abonnenten ein Konto bei der Webseite besteht, dann wird das Abonnement um die ID dieses Kontos erweitert. Damit werden Daten, die zu einem Zweck gesammelt werden, mit Daten, die zu einem anderen Zweck gesammelt wurden, verknüpft. Auch darauf sollte man in seiner Datenschutz-Erklärung eingehen.

Ein Blick in meine Datenschutz-Erklärung kann sich lohnen, da habe ich doch hoffentlich alles berücksichtigt. Aber bitte: Kein Copy & Paste!

Falls Du denkst, da trifft mich viel nicht, das habe ich ja nicht auf meiner Webseite - falsch gedacht! Die neue DSGVO betrifft nicht nur die Webseite, sie umfasst die ganze Unternehmung! Dabei ist es egal, ob die Unternehmung eine Firma oder ein Verein ist, es trifft zu ziemlich alle. Einzig Webseiten, die wirklich nur rein privat oder familiär sind (auch das sind Unternehmungen), sind von der DSGVO ausgenommen. Aber diese Definition ist sehr eng gefasst!

Es hilft auch nicht, den Firmensitz in ein Nicht-EU-Land zu verlegen. Mit der DSGVO sollen alle EU-Bürger geschützt werden, egal wo die Unternehmung her kommt, sie gilt also weltweit. Anders käme man an die großen Datenkraken, deren Namen ich hier nicht nennen will, auch gar nicht heran.

Und: Die Datenschutzerklärung ist nur der offensichtlichste Teil der DSGVO. Es ist zum Beispiel auch ein Verzeichnis der Datenverarbeitungstätigkeiten zu erstellen. Meine Meinung dazu: Wenn die Datenschutzerklärung passt, dann hat man schon mal einen großen Schritt dahin getan, nicht abgemahnt zu werden. Das andere ist nicht ganz so dringend. Allerdings sollte man nach zwei Jahren Übergangsfrist doch schon ein wenig daran gearbeitet haben…

Zum Schluss wie gewohnt hier noch mein Hilfeaufruf:

Verwendest Du BwPostman vielleicht in einer anderen Sprache? Oder würdest es gerne? Übersetzer sind jedenfalls immer gerne gesehen! Es gab mal eine hilfreiche Seelen, die die Sprachdateien von BwPostman auf japanisch und spanisch übersetzt haben und im Moment gibt es auch eine italienische Version für BwPostman. Kannst Du dem vielleicht noch eine weitere zufügen? Dann melde Dich doch bitte bei mir.

Ich hätte auch gerne Bilder im Handbuch zu BwPostman (PDF und Web), denn ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Aber das ist eine Menge Arbeit und nicht so meine Kern-Kompetenz, um es gelinde auszudrücken. Hier ist mir jede Hilfe mehr als willkommen!

Vielleicht fühlst Du dich ja berufen, meinem Tester und mir ein wenig unter die Arme zu greifen?  Hast Du Ideen zur Usability, also der Bedienbarkeit? Oder neue Vorschläge, wie man BwPostman noch weiter verbessern kann? Nur her damit! Per Thread im Forum, am liebsten im Bugtracker https://bugtracking.boldt-webservice.de/. oder, wenn es nicht anders geht, dann auch per Mail. Ich verstehe nicht nur deutsch, sondern auch recht brauchbar englisch, mehr aber auch nicht.

Das war es für heute, viel Spaß mit den neuen Plugins von BwPostman und liebe Grüße

Romana

P.S.:

• Wenn Du Fragen hast, scheue Dich nicht, sie im Forum zu stellen.
• Wenn Du BwPostman toll findest, dann schreibe doch bitte deine Meinung und Erfahrung dazu auch im Forum und - für mich noch wichtiger - im Joomla Extension Directory. Das ist zwar in englisch, akzeptiert aber auch deutsche Bewertungen und es erfordert einen Account bei JED, der aber zu nichts verpflichtet.