Fortgeschrittene Benutzung - Import und Export

Der Import wird im Untermenü Abonnenten von BwPostman über die Schaltfläche Import in der Toolbar aufgerufen. Die Schaltfläche ist bei den Testabonnenten nicht zu sehen.

Als erstes ist das Dateiformat XML oder CSV zu wählen. Erst dann wird die Schaltfläche Durchsuchen... freigegeben, über die die zu importierende Datei ausgewählt werden kann. Beim Import aus einer CSV-Datei ist anschließend anzugeben, welche Trennzeichen als Feld-Trenner und als Text-Trenner verwendet werden und ob in der ersten Zeile der CSV-Datei die übermittelten Feldnamen als Spaltenüberschriften übergeben werden.

Als Feld-Trennzeichen stehen Komma, Strichpunkt/Semikolon, Tabulator und Leerzeichen zur Verfügung. Als Text-Trennzeichen gibt es Keine Trennung, einfaches Hochkomma und doppeltes Hochkomma/Anführungszeichen.

Zur besten Vorgehensweise bei CSV-Dateien kommt weiter unten eine ausführliche Anleitung.

XML-Dateien brauchen diese Angaben naturgemäß nicht.

Über die Schaltfläche Weiter gelangt man zur nächsten Ansicht. Hier werden die Daten aus der zu importierenden Datei (im rechten Feld) den Tabellenfeldern von BwPostman (im linken Feld) zugeordnet. Hier ist es wichtig, dass die Reihenfolge auf der linken und rechten Seite übereinstimmt. Die Reihenfolge der Importfelder wird in der rechten Spalte angepasst. Hierzu einfach den Namen des Datenfeldes anklicken und unten auf die Schaltfläche Nach oben oder Nach unten klicken.

Außerdem müssen die Datenfelder, die nur in einer der beiden Auswahllisten vorhanden sind, gelöscht werden. Dies erledigt man, indem man in der Liste der Datenfelder das entsprechende Datenfeld markiert, Mehrfachauswahl ist möglich, und über die Schaltflächen Löschen unter der jeweiligen Auswahlliste.

Dann werden die Mailinglisten ausgewählt, in die die Abonnenten aufgenommen werden sollen. Die Mailinglisten sind auch hier wieder dreigeteilt: Links die Mailinglisten, die immer öffentlich zur Verfügung stehen, in der Mitte die Mailinglisten, die nur bestimmte Benutzergruppen abonnieren können und rechts schließlich die Mailinglisten, die vom Webmaster oder einer Person mit entsprechenden Rechten im Backend zugewiesen werden können.

Seit den Versionen 4.1.2 und 3.2.2 von BwPostman kann man Abonnenten auch ohne die Angabe einer Mailingliste importieren.

Darunter wird das Standard-Mailformat eingestellt, das dem Abonnenten zugewiesen wird, sofern nichts übergeben wird. Und schließlich wird noch festgelegt, ob der Abonnent eine Mail bekommt, in der er darauf hingewiesen wird, dass hier ein Abonnement zu einem Newsletter erfolgt ist und er das Abonnement bestätigen muss (kein Haken) oder ob der Abonnent gleich bestätigt wird und somit dies selbst nicht mehr erledigen muss/kann.

Diese Einstellung wirkt nur, wenn in den Daten, die eingelesen werden, nichts anderes enthalten ist. Hat man zuvor Abonnenten aus BwPostman mit ihrem Status exportiert und werden diese Daten nun eingelesen, dann hat diese Einstellung keine Auswirkung, der importierte Status wird verwendet.

Seit Version 3.0.0 gibt es an dieser Stelle ebenfalls die Möglichkeit, die Mailadressen zu verifizieren. Näheres siehe unter Konfigurieren → Anmeldung → Emailadresse verifizieren.

Der Import wird mit einem Klick auf die Schaltfläche Daten importieren ausgeführt.

Sicherste Vorgehensweise beim Import von CSV-Dateien

Man nehme die CSV-Datei und öffne sie mit OpenOffice. Davon gibt es auch eine portable Version, die nur entpackt und aufgerufen werden muss. OpenOffice ist ein sicherer Kandidat für funktionierende CSV-Dateien.

OpenOffice blendet beim Öffnen von CSV-Dateien einen Dialog ein, in dem man den Zeichensatz, mit dem die Datei geschrieben wurde, den Feldtrenner, den Texttrenner und weiteres auswählen kann. Aber OpenOffice erkennt ziemlich gut, was hier für Bedingungen vorliegen. Wenn hier Änderungen gemacht werden, dann kann man sie nützlicher weise gleich im unteren Teil begutachten. Ein Klick auf OK öffnet die Datei.

Weil BwPostman nur mit den Feldern für Vor- und Nachname, Email, Emailformat und Status etwas anfangen kann, kann man jetzt gleich die Spalten entfernen, mit denen BwPostman nichts anfängt. Das erleichtert dann auch die weitere Arbeit. Wenn auch das Mailformat bekannt ist, aber als Text – zum Beispiel HTML/Text – vorliegt, kann man hier auch gleich noch mit Bearbeiten → Suchen & Ersetzen die Werte 0 für Text und 1 für HTML eintragen.

Dann speichert man die Daten mit Speichern unter als CSV-Datei mit UTF-8 mit Feld-Trenner (am besten wohl das Semikolon) und Text-Trenner, das obere doppelte Anführungszeichen. Diese Einstellungen kann man vornehmen, wenn man im Speichern-Dialog Filtereinstellungen bearbeiten anhakt. OpenOffice fragt dann noch mal nach, ob das aktuelle Format – also CSV – beibehalten oder im ODF-Format gespeichert werden soll. Hier unbedingt aktuelles Format beibehalten anklicken.

Im darauf folgenden Dialog belegt OpenOffice die Auswahlmöglichkeiten mit den Werten vor, die beim Öffnen der Datei verwendet wurden. Das sind aber nicht immer die, die BwPostman benötigt, also Vorsicht. Stellen Sie auch sicher, dass Alle Textzellen zitieren angehakt ist.

Nun sind die CSV-Daten so aufbereitet, dass man sie in BwPostman importieren kann.

Die Einstellungen UTF-8, ; und " haben bisher noch immer funktioniert, wenn die Daten nicht von Excel kommen. Denn das mach noch ein BOM (Byte Order Mark), absolut unüblich, unerwünscht und kaum auszutreiben.

Ein Texttrenner ist vor allem dann wichtig, wenn Leer- oder Sonderzeichen bei Vor- oder Nachname auftreten können. Diese Zeichen machen beim Import sonst Ärger (leere oder abgebrochene Datensätze).

Es empfiehlt sich, als Texttrenner tatsächlich immer das doppelte Anführungszeichen zu verwenden, denn die Wahrscheinlichkeit, dass es in einem Namen auftritt, ist äußerst gering, während das Leerzeichen oder das einfache Anführungszeichen doch mal vor allem in Namenszusätzen auftreten kann. Man denke nur an einen Namen wie D' Angelo…

Der Export wird im Untermenü Abonnenten von BwPostman über die Schaltfläche Export aufgerufen.

Seit Version 2.2.0 besteht die Möglichkeit, nur die Abonnenten einer bestimmten Mailingliste zu exportieren. Dazu filtert man die Abonnenten vor dem Export nach der gewünschten Mailingliste, indem man die Suchwerkzeuge öffnet und die gewünschte Mailingliste bei Mailingliste wählen auswählt und erst dann auf die Schaltfläche Export klickt.

Als erstes ist zu wählen, ob in XML- oder CSV-Format exportiert werden soll. Solange hier nichts ausgewählt ist, wird nichts anderes angezeigt.

Beim Export in das CSV-Format ist anschließend anzugeben, welches Trennzeichen als Feld-Trenner und welcher Trenner für den Text verwendet werden soll.

Als Feld-Trennzeichen stehen Komma, Strichpunkt/Semikolon, Tabulator und Leerzeichen zur Verfügung. Als Text-Trennzeichen gibt es Keine Trennung, einfaches Hochkomma und doppeltes Hochkomma/Anführungszeichen zur Verfügung.

Diese Angaben werden beim Export im XML-Format nicht angezeigt.

Anschließend muss gewählt werden, ob bestätigte und/oder unbestätigte Abonnenten und/oder Testempfänger exportiert werden sollen. Man muss auch festlegen, ob nur nicht archivierte, nur archivierte oder alle Abonnenten exportiert werden sollen.

Schließlich kann noch ausgewählt werden, welche der vorhandenen Felder exportiert werden sollen.

Mit dem Klick auf Daten exportieren wird die Export-Datei erstellt und kann lokal gespeichert werden.