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Nach der Installation muss BwPostman konfiguriert werden. Hierzu klickt man im Backend seiner Joomla!®-Installation unter Komponenten → BwPostman in der Toolbar rechts oben auf die Schaltfläche Optionen oder in der Hauptansicht von BwPostman auf die Schaltfläche Grundeinstellungen. Die Optionen sind nur in der Hauptansicht und in der Wartung verfügbar!

Die Optionen sind in sieben Bereiche unterteilt: Grundeinstellungen, Anmeldung, Aktivierung, Abmeldung, ListenansichtDetailansicht und Berechtigungen. Zu allen Einstellmöglichkeiten gibt es übrigens Tooltips. So nennt man die kleinen Fensterchen, die auf gehen, wenn man mit der Maus über einen Eintrag fährt und dort einen Moment verweilt.

Seit Version 2.1.1 von BwPostman sind alle Texte der Optionen, für die es Sinn macht, Mehrsprachen-fähig. Das heißt, man kann dort Sprachstrings angeben und in der Override-Datei für die jeweilige Sprache die eigentlichen Texte hinterlegen. Siehe dazu auch den Beitrag Texte der Felder von BwPostman gefallen nicht.


 

Grundeinstellungen

Absendername, Absender-Email, Antwort-an-Email

Mit den hier eingetragenen Werten werden – wie der Name schon sagt – Absendername, Absender-Email und Antwort-an-Email für jeden neuen Newsletter vorgelegt. Sie können aber in jedem Newsletter individuell überschrieben werden. Sie sind mit den Werten aus der Joomla!®-Konfiguration vorbelegt.

Wenn die Felder Absendername, Absender-Email oder Antwort-an-Email leer bleiben, werden automatisch die Daten der Joomla!®-Konfiguration verwendet. Ich empfehle, diese Daten trotzdem einzutragen. Man kann ja nie wissen, was künftig im Kern von Joomla!® geändert wird.

Rechtliche Infos

Hier werden die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Informationen eingetragen, die in jeder geschäftlichen Mail angegeben werden müssen, das sogenannte Impressum.

Der Text erscheint in jedem Newsletter ganz am Ende, direkt unter den Links zum Bearbeiten und zum Stornieren des Abonnements.

Ausgeblendete Beitragskategorien

Man kann hier einstellen, dass ausgewählte Kategorien an Beiträgen nicht für die Auswahl für den Newsletter zur Verfügung stehen. Ist nichts ausgewählt, kann man alle Beiträge aus allen Kategorien im Newsletter verwenden.

Anzahl der Newsletter pro Schritt, Verzögerung beim Senden, Einheit der Verzögerung

Als nächstes ist einzutragen, wie viele Newsletter auf einmal versandt werden. Manche Provider mögen es nicht, wenn zu viele Mails auf einmal versandt werden. Deshalb versendet BwPostman nie alle Newsletter auf einmal sondern in Blöcken, es sei denn, der eingestellte Wert ist größer als die Anzahl der Abonnenten für diesen Newsletter. Der voreingestellte Wert ist 100.

Darunter wird eingestellt, wie lange nach einem versendeten Block gewartet werden soll, bis der nächste Block versendet wird. Es werden nur ganze positive Zahlen ausgewertet. Wenn man etwas anderes einträgt, wird der Wert mit 0 interpretiert.

Man kann auswählen, ob der eingestellte Wert Minuten oder Sekunden bedeuten soll.

Newsletter beim Senden veröffentlichen?

Bisher waren Newsletter nach dem Senden immer unveröffentlicht. Das ist durch Grundeinstellung auch immer noch so. Seit Version 2.1.0 von BwPostman kann man hier aber einstellen, dass ein Newsletter veröffentlicht wird und damit auch im Frontend angezeigt werden kann, sobald er versendet wurde.

Sicherungsdatei komprimieren

Die Datei, die beim Sichern der Tabellen erstellt wird, ist eine XML-Datei, die schnell eine beachtliche Größe erreichen kann. Dies kann bei der Wiederherstellung zu Problemen führen, weil der Provider nur Dateigrößen bis zu einem bestimmten Limit für das Hochladen zulässt. Aus diesem Grund gibt es seit der Version 2.1.0 von BwPostman diese Option, die nach der Installation grundsätzlich eingeschaltet ist.


 

Anmeldung

Einleitungstext

Hier kann ein Text eingegeben werden, der im Frontend im Registrierungsformular von Komponente und Modul zur Registrierung und in der Abonnementverwaltung als Einleitung angezeigt wird. Für das Anmelde-Modul kann der Einleitungstext allerdings auch in dessen Einstellungen angegeben werden.

Auswahl Geschlecht anzeigen

Hier wird eingestellt, ob das Auswahlfeld für das Geschlecht in den Formularen zum Registrieren und Bearbeiten des Abonnements angezeigt werden sollen. Dies macht Sinn, wenn man die Newsletter noch spezifischer personalisieren will. Die Einstellung gilt sowohl für die Komponente als auch das Modul, sofern im Modul nichts anderes eingestellt ist.

Formularfelder Nachname und Vorname anzeigen

Hier wird eingestellt, ob die Felder für Nachname und Vorname in den Formularen zum Registrieren und Bearbeiten seines Abonnements angezeigt werden sollen. Dies macht Sinn, wenn man die Newsletter personalisieren will.

Nachname oder Vorname ist Pflichtfeld

Hier wird eingestellt, ob der Vorname oder der Nachname (oder auch beide) Pflichtfelder sind. Wird hier ja eingestellt, dann wird das entsprechende Feld in den Formularen zum Registrieren und Bearbeiten des Abonnements auf jeden Fall angezeigt, auch wenn dies in der Auswahl (siehe voriges Kapitel) abgestellt wurde. Eine Registrierung zum Newsletter ohne Pflichtangaben ist nicht möglich.

Zusätzliches Feld anzeigen

Hier wird eingestellt, ob das zusätzliche Feld in den Formularen zum Registrieren und Bearbeiten des Abonnements angezeigt werden sollen. Hier kann zum Beispiel die Mitgliedsnummer im Verein oder eine Kundenummer eingegeben werden, wenn der Abonnent keinen Account in Joomla!® hat. Die Einstellung gilt sowohl für die Komponente als auch das Modul, sofern im Modul nichts anderes eingestellt ist.

Zusätzliches Feld ist Pflichtfeld

Hier wird eingestellt, ob die Eingabe in das zusätzliche Feld Pflichtsein soll. Wird hier ja eingestellt, dann wird das entsprechende Feld in den Formularen zum Registrieren und Bearbeiten des Abonnements auf jeden Fall angezeigt, auch wenn dies in der Auswahl (siehe voriges Kapitel) abgestellt wurde. Die Einstellung gilt sowohl für die Komponente als auch das Modul, sofern im Modul nichts anderes eingestellt ist.

Beschriftung zusätzliches Feld

Hier kann man festlegen, wie die Beschriftung des zusätzlichen Feldes sein soll. Damit das auch bei einer mehrsprachigen Webseite gut funktioniert, kann hier ein Sprachstring eingegeben werden, der in der entsprechenden Override-Datei für die Sprache angelegt ist. Es wird die Override-Datei für das Backend verwendet, also liegen die Override-Dateien unter <meine-joomla-installation>/administrator/language/overrides. Sollte der Ordner nicht vorhanden sein, einfach neu anlegen. Die deutsche Override-Datei heißt de-DE.override.ini.

Ist hier als Sprachstring BWPOSTMAN_ADDITIONAL_FIELD_LABEL angegeben, dann könnte der Eintrag in der Override-Datei folgendermaßen aussehen:

BWPOSTMAN_ADDITIONAL_FIELD_LABEL="Mitgliedsnummer"

Wichtig:

  • Im Sprachstring, das ist der linke Teil bis zum Gleichheitszeichen, darf kein Leer- oder Sonderzeichen vorkommen. Auch Umlaute sind hier nicht erlaubt.
  • Um das Gleichheitszeichen bitte keine Leerzeichen eintragen und für die Begrenzer des Textes, der dann statt des Sprachstrings tatsächlich angezeigt werden soll, das doppelte Anführungszeichen verwenden.
  • Jeder Sprachstring gehört in eine eigene Zeile. Leerzeilen zwischen den Sprachstrings können zur Strukturierung verwendet werden und werden bei der Auswertung der Sprachstrings ignoriert.

Die Einstellung gilt sowohl für die Komponente als auch das Modul, sofern im Modul nichts anderes eingestellt ist.

Tooltip zusätzliches Feld

Das zusätzliche Feld kann einen Tooltip bekommen, der angezeigt wird, wenn man mit der Maus über die Beschriftung es zusätzlichen Feldes fährt. Auch hier kann ein Sprachstring aus der Override-Datei verwendet werden.

Auswahl Emailformat anzeigen

Hier wird eingestellt, ob das Mailformat im Registrierungsformular angezeigt werden soll oder nicht. Die Einstellung gilt sowohl für die Komponente als auch das Modul, sofern im Modul nichts anderes eingestellt ist.

Emailformat

Hier wird das Standard-Email-Format eingestellt, mit dem ein Newsletter versandt wird, wenn der Abonnent nichts anderes auswählt. Dies ist auch die Vorbelegung in den Anmeldeformularen von Komponente und Modul. Auch hier wieder: Das Modul kann eine eigene Einstellung bekommen.

Mailinglistenbeschreibung anzeigen

Damit man die Anforderungen der DSGVO erfüllen und dem Abonnenten vor der Registrierung die geforderten Informationen zum Newsletter geben kann, gibt es diesen Schalter. Ist er aktiviert, dann wird die Beschreibung der Mailingliste im Registrierungsformular angezeigt.

Länge der Beschreibung

Hier stellt man ein, wie viele Zeichen der Beschreibung angezeigt werden. Ab dem nächsten Zeichen wird die Beschreibung gekürzt. Damit der Abonnent erkennen kann, dass die Beschreibung eigentlich länger ist, werden drei Punkte eingeblendet, wenn die Beschreibung gekürzt wurde. Dann wird die gesamte Beschreibung mit einem Tooltip eingeblendet, wenn man mit der Maus über die Beschreibung fährt.

Disclaimer anzeigen

Im Registrierungsformular kann ein Link auf einen Disclaimer angezeigt werden. Dazu den Schalter Disclaimer anzeigen auf ja stellen. In diesem Fall muss der Abonnent vor dem Absenden der Registrierung dem Disclaimer zustimmen.

Das Wort Disclaimer stammt vom englischen Wort to disclaim ab und bedeutet ungefähr abstreiten oder in Abrede stellen. In diesem Fall ist es eine Art Haftungsausschluss, der in einigen Ländern Sinn macht, in Deutschland aber eher schädlich ist.

Dafür könnte man vielleicht eine Art Nutzungsbedingungen für den Newsletter angeben, was alles mit der Mailadresse des Abonnenten angestellt wird, die man erhalten hat, oder, oder, oder. Auf jeden Fall etwas, zu dem der Abonnent seine Zustimmung geben muss.

Linkziel, URL zum Disclaimer, Beitrag, Menüeintrag

Hier wird festgelegt, wo BwPostman den Disclaimer findet, der verwendet werden soll. Im Feld URL zum Disclaimer kann man eine URL als Quelle für den Disclaimer angeben. Dann muss unter Linkziel URL ausgewählt sein.

Unter Beitrag kann man einen Beitrag aus Joomla!® auswählen. Dann muss unter Linkziel Beitrag ausgewählt sein.

Schließlich kann man auch einen Menüeintrag aus Joomla!® verwenden. In diesem Fall wird als Linkziel Menüeintrag eingestellt.

Disclaimer im selben Browserfenster öffnen

Hier wird festgelegt, ob der Disclaimer im selben Browserfenster/-tab angezeigt wird oder in einem Neuen.

Disclaimer in einem Popupfenster öffnen

Hier kann seit Version 2.1.1 eingestellt werden, ob der Disclaimer in einem Popup geöffnet werden soll. Dies ist nun die Standard-Einstellung.

Anmeldeformular sichern

Hier wird eingestellt, ob das Registrierungsformular gegen Robots abgesichert werden soll. Die Absicherung hilft dabei, unerwünschte Anmeldungen und die Mails über unzustellbare Aktivierungsmails zu verringern. Mögliche Werte sind Nein, Frage oder Captcha.

Die Frage kann selbst ausgewählt werden und sollte nicht zu schwierig sein. Sie wird in den Feldern Frage und Antwort eingerichtet.

Beispiele:

  • Wie viele Beine hat ein Pferd? (1, 2, …)

  • Welche Farbe hat ein rotes Auto?

Captcha besteht aus einer kleinen, durch ein Captcha gesteuerte, Rechenaufgabe.

Diese Einstellung gilt sowohl für die Komponente als auch das Anmelde-Modul, wenn beim Modul nichts anderes eingestellt ist.

Frage, Antwort

Wenn bei Anmeldeformular sichern die Frage eingestellt ist, dann müssen in diese Felder ihre Frage und die zugehörige Antwort eingegeben werden. Die Frage erscheint im Registrierungsformular, die Antwort wird von der Auswertung benötigt und wird natürlich nicht angezeigt.


 

Aktivierung

Anrede Aktivierung

Die Aktivierungsmail wird immer personalisiert versendet. Hier kann eingestellt werden, wie der Abonnent angesprochen werden soll, zum Beispiel Hallo oder Guten Tag, Herr/Frau. Letzteres macht allerdings nur Sinn, wenn Vorname, Nachname oder beides Pflichtfelder sind.

Aktivierung Text

Dies ist der Text, der in der Aktivierungsmail nach der Anrede steht.

Anschließend kommt der Link zur Aktivierung. Es ist sinnvoll, hier zu erwähnen, dass der Abonnent sein Abonnement bestätigen muss, indem er auf den Link darunter klickt. Man kann diesen Text aber auch noch weiter ausschmücken.

Wenn hier nichts eingetragen ist, dann kommt der Link zur Aktivierung direkt nach der Anrede. Weiß der Abonnent nun, was er zu tun hat? Nein? Also: Aktivierung Text ausfüllen!

Text Zustimmung

In manchen Ländern ist es erforderlich, bei der Aktivierung eines Abonnements dem Abonnenten noch zusätzliche Informationen zukommen zu lassen, die aber nicht in jedem Newsletter vorhanden sein müssen. Dafür ist hier Platz. Oder für weitere Informationen, die man dem Abonnenten geben will.

Dieser Text erscheint nach dem Link zur Aktivierung.

Aktivierung auch an den Webmaster senden?

Wenn man automatisch auf dem Laufenden gehalten werden möchte, wie sich die Abonnements entwickeln, wann sich wer für eine Mailingliste eingeschrieben hat, dann sollte man die Aktivierung auch an den Webmaster senden einschalten. Die Benachrichtigung enthält alle Details der Registrierung, also neben Vor- und Nachnamen und Mailadresse auch Datum, Uhrzeit und IP der Registrierung und der Bestätigung. Diese Daten können in Streitfällen hilfreich sein.

Absendername

Hier wird der Name eingetragen, der als Absender dieser Benachrichtigung verwendet wird.

Mailadresse für o. g. Benachrichtigung

Hier wird festgelegt, an welche Mailadresse die Benachrichtigung geht. Das kann der Webmaster oder auch eine andere Person sein, die darüber informiert werden soll, dass ein Abonnent sein Abonnement bestätigt hat.


 

Abmeldung

Abonnement mit einem Klick stornieren

Damit der Abonnent die Möglichkeit hat, sich bei mehreren abonnierten Newslettern nur vom aktuellen Newsletter abzumelden, wurde in einer frühen Version von BwPostman eingeführt, dass man sich mit einem Klick eben von genau diesem Newsletter abmelden kann. Damit war es auch nicht mehr möglich, dass der Empfänger eines weitergeleiteten Newsletter den Abonnenten „aus Versehen“ austragen konnte. Das komplette Abonnement konnte man aber immer noch über die Einstellungen zu seinem Abonnement stornieren.

Manche erachten dieses Vorgehen seit dem Inkrafttreten der DSGVO allerdings als problematisch und so gibt es nun diese Option einstellbar. Ist diese Option aktiviert, dann wird das komplette Abonnement rigoros ohne Rückfrage gelöscht.

Abmeldung auch an den Webmaster senden?

Wenn man automatisch auf dem Laufenden gehalten werden möchte, wie sich die Abonnements entwickeln, wann sich wer für eine Mailingliste austrägt, dann sollte man die Option Abmeldung auch an den Webmaster senden einschalten. Die Benachrichtigung enthält alle Details der Abmeldung, also neben Vor- und Nachnamen und Mailadresse auch Datum, Uhrzeit und IP der Abmeldung. Diese Daten können in Streitfällen hilfreich sein.

Absendername

Hier wird der Name eingetragen, der als Absender dieser Benachrichtigung verwendet wird.

Mailadresse für o. g. Benachrichtigung

Hier wird festgelegt, an welche Mailadresse die Benachrichtigung geht. Das kann der Webmaster oder auch eine andere Person sein, die darüber informiert werden soll, dass ein Abonnent sein Abonnement bestätigt hat.


 

Listenansicht

Diese Einstellungen sind für die Anzeige der Newsletter-Liste im Frontend. Sie dienen als Standardwert, wenn bei den einzelnen Menüpunkten nichts angegeben wird.

Suchfeld anzeigen

Darf nach einem bestimmten Betreff gesucht werden? Dann hier Anzeigen auswählen. Dies ist auch der vorgegebene Wert.

Filter Datum

Wenn im Frontend nach Newslettern eines bestimmten Monats und/oder Jahres gesucht werden darf, dann hier Anzeigen auswählen. Dies ist auch der vorgegebene Wert.

Filter Mailinglisten, Filter Kampagnen, Filter Benutzergruppen

Wenn man in der Liste der Newsletter im Frontend die Newsletter mehrere Mailinglisten/Kampagnen/Benutzergruppen anzeigen lässt, dann kann es für den Besucher durchaus sinnvoll sein, die Auswahl auf eine Mailingliste, Kampagne oder Benutzergruppe zu beschränken. Die entsprechenden Auswahllisten werden über diese Schalter eingestellt.

Anhang anzeigen

Wenn man nicht möchte, dass Anhänge zu den Newslettern im Frontend zugänglich sind, dann sollte man hier Verbergen auswählen. Der vorgegebene Wert ist anzeigen und sorgt dafür, dass ein kleines Symbol beim jeweiligen Betreff erscheint, wenn es einen Anhang zu diesem Newsletter gibt. Ein Klick auf das Symbol öffnet den Anhang.

# Newsletter

Hier wird eingestellt, wie viele Newsletter auf einer Seite angezeigt werden. Der Standard-Wert ist 10.


 

Detailansicht

Anhang anzeigen

Dieser Schalter hat die gleiche Bedeutung wie für die Listenansicht, nur gilt er für die Ansicht eines einzelnen Newsletters im Frontend. Das Symbol wird neben dem Versanddatum des Newsletters als Schaltfläche angezeigt.

Betreff als Seitenüberschrift

Mit diesem Schalter legt man fest, ob der Betreff des Newsletters als Seitenüberschrift verwendet werden soll. Gleichzeitig dient der Betreff dann auch als Seitentitel für den Browser. Diese Einstellung kann beim Menüpunkt unter Seitenanzeige überschrieben werden.


 

Berechtigungen

Bei den Berechtigungen wird festgelegt, wer im Backend was mit BwPostman anstellen darf.

Die Rechte Konfigurieren, Administrationszugriff, Erstellen, Bearbeiten, Status bearbeiten, Eigene Inhalte bearbeiten und Löschen entsprechen denen, die man von Joomla!® her kennt.

Bei BwPostman kommen noch die Rechte für Archivieren, Wiederherstellen, Löschen, Newsletter versenden, Ansicht Newsletter, Ansicht Abonnenten, Ansicht Kampagnen, Ansicht Mailinglisten, Ansicht Templates, Ansicht Archiv, Ansicht Einstellungen und Ansicht Wartung dazu. Die Bezeichnungen der Rechte sind selbsterklärend, trotzdem noch folgendes:

Wichtig:

Es genügt nicht, die Rechte für die Aktionen Erstellen, Bearbeiten, Status bearbeiten, Eigene Inhalte bearbeiten, Archivieren, Wiederherstellen oder Löschen zu vergeben, es benötigt immer auch das Recht für die Ansicht!

Somit hat man allerdings auch die Möglichkeit, den Zugriff für einzelne Benutzergruppen auf eine oder mehrere Ansichten zu beschränken.

BwPostman liefert mit der Version 2.0.0 zusätzliche vorkonfigurierte Benutzergruppen mit, damit man sehen kann, wie die Rechte mit den Benutzergruppen wirken. Diese Gruppen können auch direkt so, wie sie geliefert werden, verwendet werden.

Ab der Version 2.0.0 gibt es auch die Möglichkeit, Rechte auf einzelne Datensätze (Mailinglisten, Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Templates) zu vergeben. Hier kann man auch einem Administrator Rechte entziehen. Sollte man sich damit aussperren, kann es der SuperUser aber immer noch reparieren, denn dem kann man kein Recht entziehen.

Damit man als Administrator eines Bereiches (Mailinglisten, Newsletter, Abonnenten, Kampagnen, Templates) diese Rechte bearbeiten kann, gibt es nun auch die Rechte Newsletter verwalten, Abonnenten verwalten, Kampagnen verwalten, Mailinglisten verwalten, Templates verwalten.

Bei der Auswertung der Rechte geht BwPostman – anders als Joomla!® – von unten nach oben vor: Wenn bei einem Datensatz das Recht explizit gesetzt ist (verboten oder erlaubt), dann gilt dieses Recht. Wenn nichts gesetzt ist (vererbt), wird auf das übergeordnete Recht für den Bereich geprüft. Wenn hier das Recht explizit gesetzt ist, dann wird dieses verwendet, wenn nicht, prüft BwPostman noch auf das Recht in der Komponente. Spätestens hier ist dann klar, ob der User darf oder nicht. Die Vorgehensweise von Joomla!®, nämlich von oben nach unten, schließt nämlich aus, dass man weiter unten ein Recht vergibt, das man weiter oben entzogen hat.

Auf diese Weise ist es möglich, einem User zum Beispiel das Recht zu geben, eine einzige Mailingliste zu bearbeiten, während alle anderen für ihn tabu sind.

 

Wichtig:

BwPostman arbeitet bei den Rechten genau wie Joomla!® mit Benutzergruppen, nicht mit einzelnen Benutzern!

Wenn man einer Benutzergruppe Rechte aus verschiedenen Bereichen geben will, dann muss man seine Benutzergruppe von einer generellen Benutzergruppe ableiten. Generelle Benutzergruppen sind Administrator, Publisher, Editor, Author, Manager, BwPostmanAdmin, BwPostmanManager, BwPostmanPublisher und BwPostmanEditor. Wenn man von einer Bereichsgruppe von BwPostman ableitet, kommt man nicht zum Ziel.

Das Recht Admin Login wird immer benötigt, damit Mitglieder der jeweiligen Benutzergruppe sich überhaupt am Backend anmelden können.

Das Recht Konfigurieren braucht jede die Benutzergruppe, damit ihre Mitglieder das Menü im Backend sehen können.


 

Beispiele Berechtigungen

Beispiel 1: Benutzer darf Abonnenten erstellen und die Abonnenten, die er selbst erstellt hat, auch bearbeiten.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Abonnenten  Erstellen  Eigene Inhalte bearbeiten

 

Beispiel 2: Benutzer darf Mailinglisten erstellen und alle Mailinglisten bearbeiten. Er darf Mailinglisten veröffentlichen und sperren.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Mailinglisten  Erstellen  Bearbeiten 
Status bearbeiten

 

Beispiel 3: Benutzer darf Newsletter erstellen und alle Newsletter bearbeiten. Er darf Newsletter veröffentlichen, sperren, versenden, archivieren und wiederherstellen.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Newsletter  Ansicht Archiv  Erstellen  Bearbeiten 
Status bearbeiten  Archivieren  Wiederherstellen  Newsletter versenden

 

Beispiel 4: Benutzer darf Kampagnen erstellen und die Kampagnen, die er selbst erstellt hat, auch bearbeiten. Er darf Kampagnen veröffentlichen, sperren, archivieren, wiederherstellen und löschen. Er darf auch die Rechte für einzelne Kampagnen ändern.

Benötigte Rechte:

Admin Login  Konfigurieren  Ansicht Kampagnen  Ansicht Archiv  Erstellen  Bearbeiten 
Status bearbeiten  Archivieren  Wiederherstellen  Löschen  Kampagnen verwalten