Das Backend - Newsletter erstellen oder bearbeiten

Absendername, Absender-Email und Antwort-An-Email werden aus den Optionen von BwPostman automatisch eingetragen, können aber überschrieben werden. Dann trägt man einen Betreff für den Newsletter ein. Ohne den geht es nicht. Seit Version 1.0.8 braucht der Betreff nicht mehr eindeutig sein. Man kann einen Betreff also mehrfach verwenden. Um die Newsletter aber trotzdem auseinander halten zu können, wurde das Feld Beschreibung eingeführt, das man auf der rechten Seite findet.

Anschließend kann man einen Anhang auswählen, der mit dem Newsletter versendet werden soll. Auch der hier verwendete Dialog zum Auswählen des Anhangs ist der von Joomla!^®. Das bedeutet, dass der Anhang auf den Server hoch geladen werden kann, sollte er noch nicht auf dem Server vorhanden sein.

Ab Version 2.2.0 von BwPostman hat sich das Erscheinungsbild für den Anhang etwas geändert, denn jetzt sind bis zu 20 Anhänge möglich. Man sieht keinen direkten Auswahldialog mehr, sondern erst mal eine Schaltfläche +. Klickt man auf diese, dann erscheint der Auswahldialog für einen Anhang in einem Rahmen. Die Auswahldialog selbst hat sich nicht verändert.

Möchte man einen weiteren Anhang hinzufügen, dann klickt man auf das grüne + rechts unten in diesem Rahmen. Es öffnet sich ein weiterer Rahmen für den weiteren Anhang.

Möchte man einen Anhang löschen, dann klickt man auf das rote x rechts oben im Rahmen.

Die Reihenfolge der Anhänge lässt sich mit den drei übereinander liegenden Punkten links am Rahmen verändern. Einfach mit der Maus links klicken, die Maustaste gedrückt halten und an die gewünschte Position schieben.

Hat man eine oder mehrere Kampagnen angelegt, dann kann man darunter auswählen, ob und – wenn ja – zu welcher Kampagne der Newsletter gehören soll.

Darunter kann man angeben, ob der Newsletter zu einem bestimmten Zeitpunkt öffentlich geschaltet werden soll und wann die Veröffentlichung beendet werden soll. Dies betrifft lediglich die Sichtbarkeit im Frontend. Diese beiden Daten arbeiten genau wir bei den Beiträgen von Joomla!^® . Mit dem Veröffentlichungsdatum wird nicht festgelegt, wann der Newsletter versendet wird! Dafür gibt es das kostenpflichtige Plugin BwPostman TimeControl

Auf der rechten Seite werden weitere Informationen zum Newsletter angezeigt. Hier kann auch eine Beschreibung zum Newsletter angegeben werden. Das ist besonders nützlich, um Newsletter auseinander halten zu können, die denselben Betreff haben. Die Beschreibung dient nur internen Zwecken. Ein Abonnent kommt damit nicht in Berührung.

Seit Version 2.2.0 gibt es dort auch die Möglichkeit festzulegen, dass der Newsletter ein Template für Inhalt ist. Das ist besonders praktisch, wenn man immer wieder fast denselben Newsletter versenden möchte, zum Beispiel ein Rundschreiben, dass ein bestimmter Service in einem gewissen Zeitraum wegen Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht. Man kann hierbei das Template für das Aussehen des Newsletters, die Empfänger und auch feststehende Inhalte definieren. Dann markiert man auf dem Reiter Allgemeines den Newsletter als Template für Inhalt und speichert den Newsletter.

Freilich lässt sich so etwas auch realisieren, indem man einen versendeten Newsletter kopiert und anpasst. Doch das Anpassen erfordert eine erhöhte Aufmerksamkeit. Ein Template für Inhalt enthält dagegen nur die feststehenden Teile. Ich finde es jedenfalls recht praktisch.

Ein Newsletter, der als Template für Inhalt markiert ist, kann nicht versendet werden, damit das Template für den Inhalt nicht durch einen Versand "verloren" geht. Der Tab zum Versenden verschwindet beim Speichern eines neuen Newsletters als Template für Inhalt und erscheint auch nicht, wenn man einen solchen Newsletter bearbeitet. Dafür erhält man zur Sicherheit eine Meldung eingeblendet, dass man ein Template für Inhalte bearbeitet.

Als nächstes wird das Template ausgewählt, das für diesen Newsletter verwendet werden soll. Dies geschieht für HTML-Newsletter (links) und für Text-Newsletter (rechts) getrennt. Der Tooltip zu den Templates zeigt eine Vorschau des Templates an, wenn unter Templates dafür eine Vorschau angelegt wurde. Näheres zu den Templates im Kapitel Templates - Anpassen des Erscheinungsbildes der Newsletter.

Anschließend wählt man, an wen der Newsletter gehen soll: An eine oder mehrere bestimmte Mailinglisten und/oder an eine oder mehrere Benutzergruppen von Joomla!^®. Man kann mehrere Einträge in den Auswahllisten auswählen. Es ist ebenfalls möglich, Einträge aus den Auswahllisten für die Mailinglisten und für die Joomla!^® Benutzergruppen gleichzeitig zu wählen.

Auch hier sind die Mailinglisten in drei Bereiche gegliedert: Links die Mailinglisten, die jederzeit über das Frontend abonniert werden können, in der Mitte die Mailinglisten, die nur bestimmte Abonnenten im Frontend abonnieren können und rechts daneben die Mailinglisten, die nur im Backend zugewiesen werden können. Ganz rechts sind die Benutzergruppen, die in Joomla!^® angelegt sind, auswählbar.

Und schließlich kann man wählen, ob man für seinen Newsletter Beiträge aus Joomla!^® verwenden will. Hierzu macht man in der rechten Auswahlliste Verfügbare Website-Inhalte einen Doppelklick auf den gewünschten Beitrag von Joomla!^® oder markiert in der Liste den gewünschten Beitrag und klickt anschließend auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach links zwischen den beiden Listen. Der gewählte Beitrag wird aus der rechten in die linke Auswahlliste Ausgewählte Inhalte übertragen und verschwindet aus der rechten Liste, damit man ihn nicht versehentlich noch mal auswählen kann. Doppelte Inhalte sind ja nicht so schön.

Beiträge aus Kategorien, die in den Grundeinstellungen von BwPostman unter Ausgeblendete Beitragskategorien genannt sind, werden hier nicht angezeigt!

Seit den Versionen 4.1.1 und 3.2.1 von BwPostman hat man die Möglichkeit, einen Beitrag von Joomla!^® über ein Popup auszuwählen, ähnlich wie es bei den Anhängen der Fall ist. Diese Möglichkeit erscheint über der Liste der wählbaren Beiträge.

Um einen Beitrag per Popup auszuwählen, klickt man auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Auswählen. Ein Popup öffnet sich. Hier kann man die Liste filtern. Die Filtermöglichkeiten sind die, die Joomla!^® auch in der Liste der Beiträge anbietet. Um den gewünschten Joomla!-Beitrag aus der Liste auszuwählen, klicken Sie auf dessen Titel. Das Popup verschwindet, der Titel des Joomla!-Beitrags wird im Eingabefeld angezeigt. Wenn das nicht der richtige Joomla!-Beitrag ist, können Sie das Eingabefeld leeren, indem Sie auf den rechts stehenden Button Leeren klicken. Klicken Sie auf den Button Pfeil links direkt links neben dem Titel. Der ausgewählte Joomla!^®-Beitrag erscheint in der linken Auswahlbox der ausgewählten Beiträge am Ende der bereits ausgewählten Joomla!-Beiträge und wird aus der unten stehenden Box der verfügbaren Beiträge entfernt.

Hat man sich geirrt und möchte einen Beitrag, den man bereits ausgewählt hat, doch nicht im Newsletter haben, dann wählt man diesen Beitrag in der linken Liste aus und klickt auf den Button Pfeil rechts. Er wird damit aus der linken in die rechte Auswahlliste zurück verschoben und landet in der rechten Liste ganz unten. Ein Doppelklick auf den fälschlicherweise ausgewählten Beitrag tut es auch.

Seit den Versionen 4.1.1 und 3.2.1 von BwPostman gibt es die Möglichkeit, die ausgewählten Beiträge zu sortieren. Dazu klickt man auf einen Beitrag, den man verschieben möchte, und dann rechts der Auswahlliste auf einen der Buttons Pfeil rauf oder Pfeil runter.

Der aktuelle Bearbeitungsstand kann jederzeit mit der Schaltfläche Speichern gesichert werden, sofern die Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Ganz unten gibt es noch den Bereich Newsletterberechtigungen. Hier kann man die Rechte für genau diesen Newsletter festlegen.

Im zweiten Arbeitsschritt kann man nun den Inhalt des Newsletters im HTML-Format bearbeiten. Dabei wird der Editor verwendet, der in Joomla!^® als Standard eingestellt ist. Man kann also in der gewohnten Umgebung arbeiten.

Muss ich hier viel dazu schreiben? Ich denke nicht. Jeder weiß wohl selbst, was er in seinem Newsletter kommunizieren will.

Aber zuvor kann man dem Newsletter eine Überschrift und einen Einleitungstext geben. Die Felder sind mit den Angaben aus dem Newsletter Template vorbelegt, können aber jederzeit hier überschrieben werden. Diese beiden Felder werden aber nicht im Editor angezeigt. Dafür ist die Vorschau da.

Personalisierung

Für den Vornamen nimmt man den Code [FIRSTNAME], der Nachname wird mit [LASTNAME] codiert und der ganze Name, bestehend aus Vor- und Nachname, mit [FULLNAME]. Man muss sich diese Codes allerdings nicht merken, denn sie werden auch oberhalb des Editors als Schaltflächen angeboten, die den entsprechenden Code an der Position des Cursors einfügt.

Falls man doch lieber selbst schreibt: Zum Code für die Personalisierung gehören die Großbuchstaben und die umschließenden eckigen Klammern!

Ebenso wie man den Inhalt des HTML-Newsletters anpassen kann, ist dies auch für den Text-Newsletter möglich. Immerhin ist es in der Textversion ja zum Beispiel nicht möglich, Bilder, die in einem Beitrag in Joomla!^® vorhanden sind, einzubetten. Solche Dinge sollte man kontrollieren.

Überschrift, Einleitungstext und Personalisierung funktionieren genau wie beim HTML Newsletter beschrieben.

In der Vorschau bekommt man schon einen ersten Eindruck, wie der Newsletter beim Empfänger aussehen wird. Allerdings sind hier noch keine personalisierten Daten zu sehen, denn die werden erst beim Versand eingebaut. (Welchen Namen aus einer Mailingliste, die möglicherweise tausende Einträge enthält, sollte die Vorschau auch anzeigen?)

Ganz oben werden die Daten angezeigt, unter denen der Newsletter versendet wird. Darunter sieht man, wie der Newsletter in der HTML-Version aussieht und ganz unten ist die Text-Version zu sehen.

Die Vorschau ist übrigens etwas abhängig vom verwendeten Browser. Bei verschiedenen CSS-Styles könnte es da für den HTML-Newsletter durchaus Unterschiede in der Anzeige geben (wie das auch allgemein bei Webseiten und Email-Programmen vorkommen kann).

Der Reiter Newsletter versenden ist wieder in zwei Bereiche aufgeteilt. Der obere Teil ist für den realen Versand des Newsletters, der untere für den Testversand.

Ich persönlich versende meine Newsletter immer erst an die Testempfänger, damit ich sicher sein kann, dass alles so aussieht, wie ich es haben will und sich keine Rechtschreibfehler eingeschlichen haben.

Es ist durchaus empfehlenswert, sich für die gebräuchlichsten Mail-Clients verschiedene Testempfänger anzulegen, vor allem, wenn man etwas speziellere CSS-Styles in seinem Template verwendet.

Der tatsächliche Versand des Newsletters wird ebenfalls in diesem Reiter angestoßen. Dabei kann man noch mal festlegen, wie viele Mails auf ein Mal versandt werden. Hat man zum Beispiel 500 Abonnenten für diese Mailingliste und die Einstellung steht auf den vorgegebenen 100, dann legt BwPostman fünf temporäre Warteschlangen (Pakete) mit jeweils 100 Empfängern an, die der Reihe nach mit der eingestellten Verzögerung abgearbeitet werden. Diese Zeit muss man allerdings auch am Bildschirm abwarten. Das Popup verschwindet nicht, bis der letzte Abonnent verarbeitet worden ist.

Man kann auch festlegen, dass dieser Versand des Newsletters auch an die Abonnenten erfolgen soll, die ihr Abonnement noch nicht bestätigt haben.

Mit einem Klick auf eine der Schaltflächen Newsletter versenden, Newsletter versenden und veröffentlichen oder Test-Newsletter versenden (oder auch Versenden in der Liste der Newsletter, siehe unten) wird der Newsletter für jeden einzelnen Empfänger personalisiert, an eine Warteschlange übergeben und dort abgearbeitet. Dabei geht ein Popup-Fenster auf, in dem man verfolgen kann, wie die einzelnen Empfänger abgearbeitet werden. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Ablauf an. Das Popup wird ein paar Sekunden nach dem Abschluss des Sendevorgangs automatisch geschlossen.

Seit Version 3.0.0 geschieht der Versand nicht mehr über ein Popup, sondern wird mit Ajax erledigt. Es erscheint eine neue Ansicht, in der links unter Status ein Fortschrittsbalken zu sehen ist. Darunter werden weitere Informationen angezeigt, zum Beispiel, an wie viele Abonnenten noch gesendet werden muss und ob gerade die eingestellte Wartezeit gewartet wird. Im rechten Teil Sendedetails sieht man, an welchen Abonnenten der Newsletter gerade versendet wird.

Diese Ansicht kann man erst verlassen, wenn der Versand abgeschlossen ist, damit der Versand nicht abgebrochen wird.

Newsletter werden nicht automatisch veröffentlicht, wenn sie mit der Schaltfläche Newsletter versenden versendet werden. Veröffentlicht bedeutet, dass sie im Frontend angezeigt werden können. Da aber durchaus der Wunsch bestehen kann, Newsletter gleich auch für das Frontend freizuschalten, gibt es die Schaltfläche Newsletter versenden und veröffentlichen. Wenn im Reiter Allgemeines ein Startdatum für die Veröffentlichung angegeben ist, dann sollte man hier die Schaltfläche Newsletter versenden und veröffentlichen verwenden, denn nur veröffentlichte Newsletter werden im Frontend angezeigt.

Sobald die Warteschlange erstellt und abgearbeitet ist, wird dieses Popup geschlossen und man landet wieder in der Übersicht der Newsletter. Seit Version 3.0.0 wird diese Ansicht nicht mehr automatisch geschlossen, ein Klick auf zurück bringt einen in die Übersicht der Newsletter. Solange die Warteschlange nicht vollständig abgearbeitet ist, gibt es hier neben den Reitern Unversendete Newsletter und Versendete Newsletter noch einen dritten Reiter Warteschlange.

Die Warteschlange wird normalerweise innerhalb von kurzer Zeit abgearbeitet. Das hängt allerdings auch von der Anzahl der Abonnenten, der eingestellten Anzahl für den gleichzeitigen Versand und der eingestellten Wartezeit ab.

Der Reiter Warteschlange erscheint daher nur, wenn der Newsletter aus technischen Gründen nicht versendet werden kann. Das kann daran liegen, dass die Konfiguration für das Mailing in Joomla!^® nicht passt (System → Konfiguration → Server, Bereich Mailing) oder der Server, über den der Newsletter – genauer gesagt die Mails aus Joomla!^® – versendet werden sollen, nicht erreichbar ist. In diesem Fall müsste der Newsletter für alle Abonnenten in der Warteschlange erscheinen und die Warteschlange entsprechend der Anzahl der Abonnenten entsprechend lang sein.

Es kann aber auch sein, dass der Server, über den die Newsletter versendet werden, ein Limit hat. Das würde bedeuten, dass nur eine gewisse Anzahl an Newslettern versendet werden kann, der Rest wandert in die Warteschlange. Das erkennt man daran, dass die Anzahl der Einträge in der Warteschlange kleiner ist als die Anzahl aller Empfänger dieses Newsletters. In diesem Fall sollte man mit seinem Provider Kontakt aufnehmen und die genauen Konditionen erfragen. Im günstigsten Fall kann man auch erreichen, dass das Limit hoch gesetzt oder komplett herausgenommen wird.

Sind andere Gründe dafür verantwortlich, dass der Newsletter nicht zugestellt werden kann, dann ist das nicht mehr Sache von BwPostman oder Joomla!^®, sondern des Mailservers, der in der Konfiguration von Joomla!^® eingetragen ist. Ist also die Mailbox des Empfängers voll oder der Empfänger kann nicht gefunden werden, dann erscheint das nicht in der Warteschlange!

Der Versand eines Newsletters wird für jeden Abonnenten zwei Mal versucht, dann geht BwPostman zum nächsten Abonnenten über. Eine höhere Anzahl an Versuchen macht wenig Sinn, denn wenn technische Probleme aufgetreten sind, dann sind diese üblicherweise nicht so kurzfristig behoben, dass hier eine höhere Anzahl an Versuchen helfen würde.

Sind die technischen Probleme behoben, dann kann man die Warteschlange erneut abarbeiten, indem man auf die Schaltfläche Versand fortsetzen klickt. Vorher muss man aber über die Schaltfläche Zustellversuche zurücksetzen genau dieses tun.

Sind Einträge in der Warteschlange vorhanden und es wird ein weiterer Newsletter versendet, dann werden die bestehenden Einträge in der Warteschlange auch abgearbeitet, wenn die Zustellversuche zurückgesetzt sind.

Man kann die Warteschlange auch über die Schaltfläche Warteschlange löschen leeren.

Newsletter können auch direkt aus der Liste der unversendeten Newsletter heraus versendet werden. Hierzu einfach die Checkbox vor dem Betreff markieren und in der Toolbar auf Versenden klicken. Allerdings ist es nicht möglich, mehrere Newsletter auf einmal zu versenden. Sind mehrere Newsletter markiert, dann nimmt BwPostman immer nur den ersten ausgewählten Newsletter zum Versenden, denn:

Nach dem Klick auf Versenden wird der Newsletter zum Bearbeiten geöffnet und BwPostman zeigt gleich den Reiter Newsletter Versenden an. Weiteres Vorgehen dann wie im vorigen Kapitel Reiter Newsletter versenden beschrieben.

Ist der Newsletter versendet, so wandert er aus der Liste der unversendeten Newsletter in die Liste der versendeten Newsletter. In dieser Liste können die Newsletter nochmals angesehen werden. Änderungen am Inhalt oder anderen Daten, die das Senden betreffen, sind aber nicht mehr möglich. Ein Klick auf HTML Newsletter öffnet die HTML-Version in einem Fenster, der Klick auf Text Newsletter ein Popup der Text-Version.

Ein Klick auf den Betreff öffnet eine Ansicht, in der man das Start- und Ende-Datum der Veröffentlichung, den Status und die Beschreibung des Newsletters nachträglich ändern kann.

Hier kann man die Newsletter auch veröffentlichen. Sind sie nicht veröffentlicht, dann können sie im Frontend nicht angezeigt werden.

Direkt nach dem Senden ist der Newsletter nicht veröffentlicht, es sei denn, man hat über die Schaltfläche Newsletter versenden und veröffentlichen gesendet oder die Option Newsletter beim Versenden veröffentlichen in den Grundeinstellungen von BwPostman ist aktiviert.